مدیریت کسب و کار

مدیریت تغییر در سازمان چیست و چه مراحلی دارد؟

change management

آیا شما وظیفه مدیریت تغییر و ایجاد یک تغییر مهم در سازمان خود را بر عهده گرفته‌اید؟ آیا می‌خواهید نشان دهید که دفعه بعدی هم می‌توانید چنین تغییری را مدیریت کنید؟ در این مطلب، مروری بر تعریف مدیریت تغییر، گام‌های کلیدی در فرآیند و اقداماتی که می‌توانید برای توسعه مهارت‌های مدیریتی خود و مؤثرتر شدن در نقش خود انجام دهید، آورده شده است.
کسب‌وکارها باید دائماً تکامل یابند و برای رویارویی با چالش‌های مختلف (از تغییرات در فناوری، ظهور رقبای جدید، تا تغییر در قوانین، مقررات، یا روندهای اقتصادی زیربنایی) تکامل یابند. عدم انجام این کار می‌تواند منجر به رکود یا بدتر از آن شکست شود.
تقریباً 50 درصد از همه تلاش‌ها جهت تغییر سازمانی ناموفق هستند. این امر نشان می‌دهد که چرا مدیریت تغییر به عنوان دانش چگونگی برنامه‌ریزی، هماهنگ‌سازی و اجرای تغییرات، یک مهارت ارزشمند برای مدیران و رهبران کسب و کارها است.

فهرست مطالب

مدیریت تغییر چیست؟

مدیریت تغییر فرآیند هدایت تغییرات سازمانی به سمت حصول نتایج (از مرحله درک و آماده‌سازی تا اجرا و در نهایت کسب نتیجه) است.

تغییر سازمانی به اقداماتی اطلاق می‌شود که یک کسب و کار برای تغییر یا تعدیل یک جزء مشخص از سازمان خود انجام می‌دهد. این امر ممکن است شامل فرهنگ سازمانی، فرآیندهای داخلی، فناوری یا زیرساخت‌های زیربنایی، سلسله مراتب شرکت یا جنبه‌های مهم دیگر باشد.

تغییر سازمانی می‌تواند تطبیقی یا تحول آفرین باشد:

  • تغییرات انطباقی: این دسته از تغییرات، کوچک، تدریجی و تکرارشونده هستند که سازمان برای تکامل محصولات، فرآیندها، گردش کار و استراتژی‌های خود در طول زمان آن‌ها را به‌کار می‌گیرد. بکارگیری یک نیروی جدید برای رسیدگی به افزایش تقاضا یا اجرای یک سیاست جدید دورکاری برای جذب متقاضیان شغلی هر دو نمونه‌هایی از تغییرات انطباقی هستند.
  • تغییرات تحول‌آفرین: این نوع تغییرات از نظر مقیاس و وسعت بزرگتر هستند و اغلب به معنای خروج کامل و گاهی ناگهانی از وضعیت موجود هستند. راه‌اندازی یک محصول یا حوزه کسب و کاری جدید، یا توسعه بین‌المللی کسب و کار، نمونه‌هایی از تغییرات تحول آفرین هستند.

فرآیند تغییر دارای مجموعه‌ای از شرایط آغازین (نقطه A) و یک نقطه پایانی کارکردی (نقطه B) است. فرآیند میانی پویا است و به صورت مرحله‌ای خود را نشان می‌دهد. در این مطلب خلاصه‌ای از مراحل کلیدی فرآیند مدیریت تغییر آمده است.

اهمیت کارکنان در فرایند مدیریت تغییر

مدیریت تغییر به اهمیت وجودی کارکنان در تغییر اشاره می‌کند. ایجاد یک سازمان جدید، طراحی فرآیندهای کاری جدید و پیاده‌سازی فناوری‌های جدید، بدون همراهی دوجانبه کارکنان با سازمان، ممکن است هیچ‌گاه اثربخشی کاملی نداشته باشد. این امر به این خاطر است که موفقیت مالی بستگی به این دارد که افراد در سازمان تا چه حد از این تغییر استقبال کنند.

مدیریت تغییر به کارگیری یک فرآیند ساختاریافته و مجموعه‌ای از ابزارها برای هدایت افراد به سمت تغییر برای دستیابی به یک نتیجه دلخواه است. در نهایت، مدیریت تغییر بر چگونگی کمک به افراد برای مشارکت، پذیرش و استفاده از تغییر در کارهای روزمره خود تمرکز دارد.

هنگام تعریف مدیریت تغییر، آن را هم به عنوان یک فرآیند و هم به عنوان یک شایستگی می‌شناسیم.

مدیریت تغییر به عنوان یک فرآیند

فرآیند مدیریت تغییر، متخصصان سازمان‌ها را قادر می‌سازد تا آن دسته از فعالیت‌های مدیریت تغییر را که پشتیبان انتقال به وضعیت مطلوب هستند، به‌کار ببرند. متدولوژی زیر که از سوی شبکه علمی و حرفه‌ای Prosci معرفی شده، یک فرآیند قوی و پژوهش‌محور به نام فرایند سه‌گانه تغییر است:

  • فاز 1 آماده‌سازی رویکرد:
    • تلاش می‌کنیم تا چه چیزی را بدست آوریم؟
    • چه کسی باید وظایف خود را متفاوت انجام دهد و چگونه؟
    • برای رسیدن به موفقیت چه چیزی لازم است؟
  • فاز 2 – مدیریت تغییر:
    • برای آماده‌سازی، حمایت و جلب مشارکت کارکنان چه خواهیم کرد؟
    • وضعیت فعلی ما چیست؟
    • چه تنظیماتی را باید انجام دهیم؟
  • فاز 3 نتایج پایدار:
    • حالا ما کجا هستیم؟ آیا کارمان به اتمام رسیده است؟
    • برای اطمینان از ثبات نتایج تغییر چه چیزی لازم است؟
    • چه کسی مالک نتایجی است که باید آن را حفظ کند؟
فرایند مدیریت تغییر
فرایند مدیریت تغییر

مدیریت تغییر به عنوان شایستگی

در سطح سازمانی، مدیریت تغییر یک شایستگی رهبری برای افزایش قدرت تغییر در سازمان است. به علاوه از مدیریت تغییر به عنوان یک قابلیت استراتژیک یاد می‌شود که برای افزایش ظرفیت تغییر و پاسخگویی سازمان طراحی شده است.

برای رهبران ارشد، شایستگی مدیریت تغییر به معنای توانایی رهبری تغییر در سازمان است که شامل ویژگی‌های زیر می‌شود:

  • حامی اثرگذار تغییر
  • متعهد به تغییر (به صورت فردی و سازمانی)

برای مدیران مستقیم کارکنانی که به صورت مستقیم با تغییر مواجه هستند، این شایستگی به هدایت مؤثر گزارش‌های مستقیم فرایند مدیریت تغییر مربوط می‌شود. اگرچه شایستگی بر اساس میزان ارتباط شما با تغییر متفاوت است، اما سازمان‌ها زمانی مؤثرتر و موفق‌تر هستند که شایستگی‌های مدیریت تغییر را در سراسر رده‌های خود ایجاد کنند.

مدیریت تغییر فقط ارتباط و آموزش نیست. همچنین صرفاً مقاومت در برابر تغییر را مدیریت نمی‌کند. فرایند مدیریت تغییر مؤثر، ساختاریافته است و مجموعه‌ای جامع از ابزارها را برای هدایت موفق تغییرات فردی و سازمانی به کار می‌گیرد.

چرا به مدیریت تغییر نیاز داریم؟

دلایل متعددی برای بکارگیری مدیریت تغییر مؤثر در تلاش‌های بزرگ و کوچک وجود دارد. سه دلیل اصلی آن عبارتند از:

  1. تغییر سازمانی در زمان واحد و برای یک نفر اتفاق می‌افتد

فکر کردن به تغییر فقط از منظر سازمانی آسان است. هنگامی که ادغام یا تصاحب را در نظر می‌گیرید، ممکن است بر ساختار مالی، یکپارچه‌سازی داده ها، سیستم‌ها و تغییرات فیزیکی مکانی تمرکز کنید. با این حال، تغییر سازمانی از هر نوعی که باشد در زمان واحد و برای یک نفر اتفاق می‌افتد. این به این دلیل است که یک تغییر در سطح سازمان تنها زمانی رخ می‌دهد که افراد در آن واحد وظایف خود را متفاوت انجام دهند.

سازمان‌ها تغییر نمی‌کنند، این کارکنان هستند که تغییر می‌کنند. این تأثیر انباشته تغییرات فردی موفق است که باعث ایجاد تغییرات موفق سازمانی می‌شود. اگر افراد در کارهای روزمره خود تغییراتی ایجاد نکنند، تلاش برای تحول سازمانی نتیجه‌ای نخواهد داشت.

  1. نادیده گرفتن جنبه انسانی تغییرات پرهزینه است

مدیریت ضعیف یا نادیده گرفتن افراد، پیامدهای زیادی دارد:

  • بهره‌وری در مقیاس بزرگتر برای مدتی بیش از حد لازم کاهش می‌یابد
  • مدیران تمایلی به اختصاص زمان یا منابع مورد نیاز برای حمایت از تغییر ندارند
  • ذینفعان کلیدی در جلسات حاضر نمی شوند
  • تأمین‌کنندگان شروع به احساس تأثیر و مشاهده اختلال ناشی از تغییر می‌کنند
  • مشتریان تأثیرات منفی یک تغییر را احساس می‌کنند در حالی که باید برای آن‌ها این اثر نامشهود می‌بود
  • روحیه کارکنان آسیب می‌بیند و اختلافات بین “ما” و “آنها” رفته رفته ظاهر می‌شود
  • استرس، سردرگمی و فرسودگی شغلی افزایش می‌یابد
  • کارکنان با ارزش سازمان را ترک می‌کنند

پروژه‌ها از انحراف‌های منفی زمانی و هزینه‌ای، دوباره کاری و حتی رها شدن رنج می‌برند. این پیامدها تأثیرات محسوسی بر سلامت پروژه و سازمان دارد. خوشبختانه، زمانی که یک رویکرد ساختاریافته را برای طرف تغییر ایجاد می‌کنید، می‌توانید این مسائل را کاهش دهید.

  1. مدیریت تغییر احتمال موفقیت را افزایش می‌دهد

حجم فزاینده‌ای از داده‌ها تأثیر مدیریت تغییر مؤثر بر احتمال تحقق اهداف پروژه را نشان می‌دهد. نتیجه پژوهش‌ها نشان می‌دهد که 93 درصد از شرکت‌کنندگان با مدیریت تغییر عالی به اهداف دست یافتند یا از آنها فراتر رفتند، در حالی که تنها 15 درصد از افرادی که مدیریت تغییر ضعیف داشتند به اهداف دست یافتند یا از آنها فراتر رفتند.

ارتباط مدیریت تغییر مؤثر با تحقق اهداف

به عبارت دیگر، پروژه‌هایی با مدیریت تغییر عالی شش برابر بیشتر از پروژه‌هایی با مدیریت تغییر ضعیف، به اهداف دست می‌یابند. هرچند مدیریت تغییر ضعیف از مدیریت نکردن تغییر بهتر است.

به علاوه، پژوهش‌ها ارتباط مستقیم بین مدیریت تغییر مؤثر و پایبندی به برنامه و بودجه را نشان می‌دهد.

مدیریت تغییر و پایبندی به بودجه

5 مرحله فرآیند مدیریت تغییر

  1. سازمان را برای تغییر آماده کنید

برای اینکه یک سازمان بتواند با موفقیت تغییرات را دنبال و اجرا کند، باید هم از نظر لجستیکی و هم از نظر فرهنگی آماده باشد. قبل از پرداختن به لجستیک، ابتدا باید آماده‌سازی فرهنگی صورت گیرد.

در مرحله آماده‌سازی، تمرکز مدیر بر کمک به کارکنان برای شناخت و درک نیاز به تغییر است. آنها آگاهی کارکنان را نسبت به چالش‌ها یا مشکلات مختلف پیش روی سازمان افزایش می‌دهند زیرا کارکنان در عمل نیروهای تغییر و عامل ایجاد نارضایتی از وضعیت موجود هستند. به دست آوردن این دستاورد از سوی کارمندانی که به اجرای تغییر کمک می‌کنند، می‌تواند بعداً اصطکاک و مقاومت را از بین ببرد.

  1. ایجاد چشم‌انداز و برنامه‌ریزی برای تغییر

هنگامی که سازمان برای پذیرش تغییر آماده شد، مدیران باید یک برنامه کامل و واقع بینانه برای تحقق آن ایجاد کنند. این طرح باید شامل موارد زیر باشد:

  • اهداف استراتژیک: این تغییر به سازمان کمک می‌کند تا به چه هدفی برسد؟
  • شاخص‌های کلیدی عملکرد: موفقیت چگونه اندازه‌گیری می‌شود؟ چه معیارهایی باید تغییر کنند؟ در حال حاضر وضعیت پایه چگونه است؟
  • ذینفعان و تیم پروژه: چه کسی بر اجرای تغییر نظارت خواهد کرد؟ چه کسی باید هر مرحله حساس را تأیید کند؟ چه کسی مسئول اجرا خواهد بود؟
  • محدوده پروژه: پروژه شامل چه مراحل و اقدامات مشخصی خواهد بود؟ چه چیزی خارج از محدوده پروژه است؟

این طرح همچنین باید هر گونه عوامل ناشناخته یا موانعی را که ممکن است در طول فرآیند اجرا ایجاد شود و نیاز به چابکی و انعطاف دارد، در نظر بگیرد.

  1. اعمال تغییرات

پس از تدوین طرح، تنها چیزی که باقی می‌ماند این است که مراحل ذکر شده در آن را اجرا کنید. این مراحل می‌توانند شامل تغییراتی در ساختار، استراتژی، سیستم‌ها، فرآیندها، رفتار کارکنان یا سایر جنبه‌های شرکت باشد.

طی اجرای مراحل، مدیران تغییر باید بر توانمندسازی کارکنان خود جهت انجام اقدامات لازم برای دستیابی به اهداف متمرکز شوند. آنها همچنین باید تمام تلاش خود را برای پیش‌بینی موانع و اجتناب، حذف یا کاهش آنها به محض شناسایی انجام دهند. برقراری ارتباط مستمر با چشم انداز سازمان در طول فرآیند اجرا بسیار مهم است تا به اعضای تیم یادآوری شود که چرا تغییر دنبال می‌شود.

  1. نهادینه‌سازی تغییرات در فرهنگ و شیوه‌های اجرایی شرکت

پس از تکمیل ابتکار تغییر، مدیران تغییر باید از بازگشت به وضعیت قبلی یا وضعیت موجود جلوگیری کنند. این امر به ویژه برای تغییرات سازمانی مرتبط با فرآیندها، گردش کار، فرهنگ و استراتژی‌ها مهم است. بدون برنامه کافی، کارمندان ممکن است به سمت «روش قدیمی» انجام کارها برگردند.

با نهادینه‌سازی تغییرات در فرهنگ و شیوه‌های اجرایی شرکت، وقوع عقبگرد دشوارتر می‌شود. ساختارهای سازمانی جدید، کنترل‌ها و سیستم‌های پاداش، همگی باید به عنوان ابزارهایی برای کمک به ثبات تغییر در نظر گرفته شوند.

  1. بررسی میزان پیشرفت و تجزیه و تحلیل نتایج

صرفاً به این دلیل که یک ابتکار تغییر کامل شده به این معنی نیست که موفقیت‌آمیز نیز بوده است. انجام تجزیه و تحلیل و بازبینی، یا “پروژه پس از مرگ”، می‌تواند به رهبران کسب و کار کمک کند تا بفهمند که آیا اجرای ابتکار تغییر، یک موفقیت، شکست یا نتیجه‌ای فیمابین بوده است. همچنین می‌تواند بینش‌ها و درس‌های ارزشمندی را ارائه دهد که می‌تواند در تلاش‌های آتی تغییر سازمان مورد استفاده قرار گیرد.

از خودتان سوالاتی بپرسید: آیا اهداف پروژه محقق شد؟ اگر بله، آیا این موفقیت در جای دیگری قابل تکرار است؟ اگر نه، چه اشتباهی رخ داده است؟

مدیریت تغییر فردی در مقابل سازمانی

مدیریت مؤثر تغییر مستلزم دو دیدگاه است: دیدگاه فردی و دیدگاه سازمانی.

مدیریت تغییر فردی

این دیدگاه به معنای درک این مسئله است که افراد تغییر را چگونه تجربه می‌کنند. مدل زیر نشان می‌دهد زمانی می‌توان تغییرات را موفقیت‌آمیز دانست که فرد ویژگی‌های زیر را داشته باشد:

مدل ADKAR

مدل آدرکار (ADKAR) ویژگی‌های لازم ایجاد شده در تغییرات فردی را شرح می‌دهد:

  • آگاهی و هوشیاری (Awareness)
  • دلخواه و تمایل (Desire)
  • کمال و دانش (Knowledge)
  • استعداد و توانایی (Ability)
  • رشید و پایدار (Reinforcement)

 اگر فردی در یکی از بخش‌های فوق گیر کند و نتواند به طور متوالی از طریق مدل پیشرفت کند، تغییر چندان موفقیت آمیز نخواهد بود. هدف از هدایت افراد به سمت تغییر، اطمینان از داشتن آگاهی، تمایل، دانش، توانایی و  و قدرت حفظ تغییر است.

مدیریت تغییر سازمانی

دیدگاه سازمانی مدیریت تغییر، فرآیند و فعالیت‌هایی را دربرمی‌گیرد که تیم‌های پروژه برای حمایت از تغییرات فردی موفق استفاده می‌کنند. مدیریت تغییر سازمانی مجموعه اقداماتی است که به ایجاد آگاهی، تمایل، دانش، توانایی و قدرت حفظ تغییر در سراسر سازمان کمک می‌کند.

نقش‌های مدیریت تغییر

متخصص تغییر مانند کارگردان تئاتر است که در پشت صحنه کار می‌کند تا بازیگران روی صحنه را هدایت کند. وی به عنوان عامل ایجاد تغییر، برای توسعه استراتژی و برنامه‌های مدیریت تغییر تلاش می‌کند. به علاوه، وظیفه پشتیبانی و تجهیز رهبران ارشد و مدیران کارکنان برای ایفای نقش‌های منحصربه‌فرد و مستقیم آن‌ها را نیز بر عهده دارد.

به عنوان مثال، تحقیقات نشان می‌دهد که کارکنان ترجیح می‌دهند پیام‌های سازمانی در مورد تغییر را از مدیران رده بالای سازمان دریافت کنند و از سویی دیگر، پیام هایی که درباره تأثیر این تغییر بر کار روزمره خود است را از مسئول مستقیم خود دریافت کنند.

وظیفه متخصص تغییر این است که رهبران کلیدی و مدیران کارکنان را قادر سازد تا این نقش‌ها را به طور مؤثری انجام دهند. در طول زمان تغییر، اثربخشی رهبران ارشد و مدیران کارکنان در این نقش‌های حیاتی تعیین می‌کند که آیا اجرای پروژه یا ابتکار تغییر موفقیت‌آمیز است یا شکست می‌خورد.

پیام‌رسان‌های ترجیحی از بعد فردی و سازمانی

چگونه می‌توانید بر تغییر موفقیت‌آمیز تأثیر بگذارید؟

برای تبدیل شدن به رهبر تغییر مؤثرتر چه کاری می‌توانید انجام دهید؟ پیاده‌سازی فعالیت‌های فرایند مدیریت تغییر را در پروژه‌های خود شروع و شایستگی‌های مدیریت تغییر را در سازمان خود ایجاد کنید. این‌ها اولین گام‌ها برای اطمینان از حصول نتایج مورد انتظار پروژه‌ها هستند.

بعد انسانی تغییر، سمت نرم (Soft) تغییر نیست، سمت دشوارتر تغییر است. با در نظر گرفتن موفقیت‌آمیز بودن تلاش‌ها و اجتناب از هزینه‌های متعدد ناشی از مدیریت ضعیف تغییرات، سرمایه‌گذاری زمان و انرژی برای مدیریت افراد در تلاش‌های سازمانی شما در نهایت جواب می‌دهد.

مدیریت تغییر به طور مؤثر

با وجود آن که هیچ دو ابتکار تغییر یکسان نیستند ولی معمولاً روند مشابهی را دنبال می‌کنند. برای مدیریت مؤثر تغییر، مدیران و رهبران کسب و کار باید مراحل مربوط به آن را کاملاً درک کنند.

برخی از نکات دیگر برای مدیریت تغییرات سازمانی عبارتند از پرسیدن سوالاتی مانند:

  • آیا نیروهایی که تغییر را ضروری می‌کنند را درک می‌کنید؟ بدون این درک، پرداختن مؤثر به دلایل زیربنایی ضروری کننده تغییر که توانایی شما برای موفقیت را مختل می‌کند، دشوار است.
  • آیا برنامه‌ای دارید؟ بدون یک برنامه دقیق و استراتژی تعریف شده، راه اندازی یک ابتکار تغییر تا پیاده‌سازی کامل آن می‌تواند دشوار باشد.
  • چگونه ارتباط برقرار خواهید کرد؟ مدیریت تغییر موفق مستلزم ارتباط مؤثر با اعضای تیم و سهامداران کلیدی است. طراحی یک استراتژی ارتباطی مؤثر بسیار مهم است.
  • آیا موانع احتمالی مسیر را شناسایی کرده‌اید؟ در حالی که پیش‌بینی همه چیزهایی که ممکن است در یک پروژه اشتباه شود غیرممکن است، صرف زمان برای پیش‌بینی موانع بالقوه و طراحی استراتژی‌های کاهش ریسک، به طور کلی ایده خوبی است.

توسعه مهارت هایی که برای موفقیت نیاز دارید

اگر از شما خواسته شده است که یک ابتکار تغییر را در سازمان خود رهبری کنید، یا می‌خواهید در آینده نظارت چنین پروژه‌هایی را بر عهده بگیرید، بسیار مهم است که مهارت‌های خود را جهت زمینه‌سازی موفقیت افزایش دهید.

برقراری ارتباط با کارشناسان ما در این زمینه، می‌تواند راهی مؤثر برای توسعه مهارت‌های مورد نیاز جهت مدیریت تغییر باشد و به چندین مزیت دیگر منجر شود . هنگام ارزیابی گزینه‌های خود برای پیاده‌سازی و یا بهره‌گیری از خدمات مشاوره یا نظارت، به دنبال برنامه‌ای باشید که با اهداف شخصی و حرفه‌ای شما همسو باشد و بر تغییر سازمانی تأکید داشته باشد.

نویسنده

عطیه بورونی

دانش آموخته مقطع دکتری در رشته مهندسی صنایع گرایش تجزیه و تحلیل سیستم‌ها با بیش از 20 عنوان مقاله در نشریات علمی و بین المللی در حوزه‌های مدیریت منابع انسانی، مدیریت دانش، مدیریت پروژه و بازاریابی

نظر دهید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد.