مدیریت تغییر در سازمان چیست و چه مراحلی دارد؟

1. سازمان را برای تغییر آماده کنید

برای اینکه یک سازمان بتواند با موفقیت تغییرات را دنبال و اجرا کند، باید هم از نظر لجستیکی و هم از نظر فرهنگی آماده باشد. قبل از پرداختن به لجستیک، ابتدا باید آماده‌سازی فرهنگی صورت گیرد.

در مرحله آماده‌سازی، تمرکز مدیر بر کمک به کارکنان برای شناخت و درک نیاز به تغییر است. آنها آگاهی کارکنان را نسبت به چالش‌ها یا مشکلات مختلف پیش روی سازمان افزایش می‌دهند زیرا کارکنان در عمل نیروهای تغییر و عامل ایجاد نارضایتی از وضعیت موجود هستند. به دست آوردن این دستاورد از سوی کارمندانی که به اجرای تغییر کمک می‌کنند، می‌تواند بعداً اصطکاک و مقاومت را از بین ببرد.

2. ایجاد چشم‌انداز و برنامه‌ریزی برای تغییر

هنگامی که سازمان برای پذیرش تغییر آماده شد، مدیران باید یک برنامه کامل و واقع بینانه برای تحقق آن ایجاد کنند. این طرح باید شامل موارد زیر باشد:

• اهداف استراتژیک: این تغییر به سازمان کمک می‌کند تا به چه هدفی برسد؟
• شاخص‌های کلیدی عملکرد: موفقیت چگونه اندازه‌گیری می‌شود؟ چه معیارهایی باید تغییر کنند؟ در حال حاضر وضعیت پایه چگونه است؟
• ذینفعان و تیم پروژه: چه کسی بر اجرای تغییر نظارت خواهد کرد؟ چه کسی باید هر مرحله حساس را تأیید کند؟ چه کسی مسئول اجرا خواهد بود؟
• محدوده پروژه: پروژه شامل چه مراحل و اقدامات مشخصی خواهد بود؟ چه چیزی خارج از محدوده پروژه است؟

این طرح همچنین باید هر گونه عوامل ناشناخته یا موانعی را که ممکن است در طول فرآیند اجرا ایجاد شود و نیاز به چابکی و انعطاف دارد، در نظر بگیرد.

3. اعمال تغییرات

پس از تدوین طرح، تنها چیزی که باقی می‌ماند این است که مراحل ذکر شده در آن را اجرا کنید. این مراحل می‌توانند شامل تغییراتی در ساختار، استراتژی، سیستم‌ها، فرآیندها، رفتار کارکنان یا سایر جنبه‌های شرکت باشد.

طی اجرای مراحل، مدیران تغییر باید بر توانمندسازی کارکنان خود جهت انجام اقدامات لازم برای دستیابی به اهداف متمرکز شوند. آنها همچنین باید تمام تلاش خود را برای پیش‌بینی موانع و اجتناب، حذف یا کاهش آنها به محض شناسایی انجام دهند. برقراری ارتباط مستمر با چشم انداز سازمان در طول فرآیند اجرا بسیار مهم است تا به اعضای تیم یادآوری شود که چرا تغییر دنبال می‌شود.

4. نهادینه‌سازی تغییرات در فرهنگ و شیوه‌های اجرایی شرکت

پس از تکمیل ابتکار تغییر، مدیران تغییر باید از بازگشت به وضعیت قبلی یا وضعیت موجود جلوگیری کنند. این امر به ویژه برای تغییرات سازمانی مرتبط با فرآیندها، گردش کار، فرهنگ و استراتژی‌ها مهم است. بدون برنامه کافی، کارمندان ممکن است به سمت «روش قدیمی» انجام کارها برگردند.

با نهادینه‌سازی تغییرات در فرهنگ و شیوه‌های اجرایی شرکت، وقوع عقبگرد دشوارتر می‌شود. ساختارهای سازمانی جدید، کنترل‌ها و سیستم‌های پاداش، همگی باید به عنوان ابزارهایی برای کمک به ثبات تغییر در نظر گرفته شوند.

5. بررسی میزان پیشرفت و تجزیه و تحلیل نتایج

صرفاً به این دلیل که یک ابتکار تغییر کامل شده به این معنی نیست که موفقیت‌آمیز نیز بوده است. انجام تجزیه و تحلیل و بازبینی، یا “پروژه پس از مرگ”، می‌تواند به رهبران کسب و کار کمک کند تا بفهمند که آیا اجرای ابتکار تغییر، یک موفقیت، شکست یا نتیجه‌ای فیمابین بوده است. همچنین می‌تواند بینش‌ها و درس‌های ارزشمندی را ارائه دهد که می‌تواند در تلاش‌های آتی تغییر سازمان مورد استفاده قرار گیرد.

از خودتان سوالاتی بپرسید: آیا اهداف پروژه محقق شد؟ اگر بله، آیا این موفقیت در جای دیگری قابل تکرار است؟ اگر نه، چه اشتباهی رخ داده است؟