راهنمای تدوین و دانلود اظهارنامه تعالی سازمانی بر اساس EFQM 2020

گام سوم: تدوین بخش توانمندسازها (جهت‌گیری و اجرا)

از آنجا که بخش توانمندسازها به فعالیت اصلی کل سازمان مربوط می‌شود، بهتر است تدوین این بخش را به قسمت‌های مختلف تقسیم کرده و برای هر قسمت یک متولی داشته باشیم. معمولاً، یک مدیر ارشد که اطلاعات مناسبی از فعالیت‌های مربوطه داشته باشد، مناسب است. تقسیم‌بندی این بخش را می‌توان به روش‌های مختلفی انجام داد؛‌ اما از آن‌جا که می‌خواهیم یک سند مدیریتی تدوین کنیم، بهتر است با مسئولیت‌های درون تیم مدیریتی هماهنگ باشیم. یکی از تقسیم‌بندی‌های پیشنهادی می‌تواند این‌گونه باشد:

• مضامین استراتژیک شناسایی شده در اطلاعات کلیدی
• مدل فرایندی شرکت
• مفاهیم بنیادی تعالی سازمانی
• 7 معیار مدل EFQM 2020

هنگامی که متولی هر بخش مشخص شد، احتمالاً باید افراد زیادی برای تکمیل بخش مربوط به خود فعالیت کنند. یکی از راهکارها این است که تمام فعالیت‌های مرتبط را با استفاده از بخش نتایج کلیدی و نکات راهنمای مدل EFQM به عنوان مرجع، به صورت گروهی و با ایده‌پردازی طی جلسات طوفان فکری مشخص کنیم.

زمانی که این فهرست خام تهیه شد و مورد توافق همه قرار گرفت، سعی کنید اجزای فهرست را در 3 تا 7 گروه طبقه‌بندی کنید. به عنوان مثال، ممکن است چندین روش یا رسانه ارتباط داخلی وجود داشته باشد که می‌توان آن‌ها را به عنوان ارتباطات داخلی گروه‌بندی کرد. یا مجموعه‌ای از کنفرانس‌های بازاریابی و نمایشگاه‌ها که می‌توانند به عنوان رویدادهای بازاریابی دسته‌بندی شوند.

اکنون می‌توان این گروه‌ها را به عنوان رویکرد اصلی در نظر گرفت و عناوین آن‌ها را در یک ستون وارد کرد. برای هر رویکرد، لازم است توضیحات آن هم در اظهارنامه تعالی سازمانی بیاید. می‌توان از متولی رویکرد شناسایی شده یا کارشناس موضوع برای تکمیل این توضیحات کمک بگیرید. اگر قبلاً یک مدل فرایندی تدوین کرده‌اید، صاحبان فرایند و توضیحات فرایند سطح بالا می‌توانند نقطه شروع خوبی برای تدوین بخش توانمندسازها باشند.

تهیه برخی دستورالعمل‌ها یا نمونه‌های کاری به افراد کمک می‌کند تا سطح جزئیات مورد نیاز را درک کنند. اگر گروه‌های مختلف روی موضوعات مختلفی کار می‌کنند، این روش به وحدت رویه و ثبات کمک می‌کند. هدف این است که اطلاعات کلیدی مربوط به نحوه عملکرد رویکرد، محل اجرا و چگونگی قرارگیری آن در تصویر کلی از سازمان را ارائه دهیم. متولیان، کارشناسان موضوع و مکان دریافت اطلاعات بیشتر، راهنماهای افرادی خواهد بود که خواهان جزئیات بیشتری هستند.

ساده‌ترین راه این است که ستون‌ها و اطلاعات اضافی را در صورت نیاز به اظهارنامه اضافه کنید تا اینکه سعی کنید اطلاعاتی را پر کنید که کارکنان آن‌ها را نمی‌دانند یا درک نمی‌کنند. شروع تدوین اظهارنامه تعالی سازمانی با یک قالب ساده به شما این امکان را می‌دهد تا ببینید چگونه از اطلاعات در سازمان استفاده می‌شود و از بازخوردها دریابید که چه اطلاعاتی اضافه است. این نوع رویکرد مشارکتی به افزایش مشارکت سایر افراد در سازمان و ایجاد ارزشی که واقعاً ارزش افزوده دارد، کمک می‌کند.