تعالی سازمانی

راهنمای تدوین و دانلود اظهارنامه تعالی سازمانی بر اساس EFQM 2020

راهنمای تدوین اظهارنامه تعالی سازمانی

اظهارنامه تعالی سازمانی EFQM 2020 فرمت ساده‌ای برای توصیف چگونگی اجرای اهداف استراتژیک سازمان ارائه می‌کند. اظهارنامه تعالی از چارچوب مدل EFQM 2020 استفاده می‌کند تا رویکردهای کلیدی انتخاب شده، نحوه اجرایی‌سازی آن‌ها و نتایج حاصل از اجرا را تشریح کند.

با توجه به اهمیت روزافزون حاکمیت شرکتی قوی، اظهارنامه تعالی سازمانی EFQM 2020 یک نمای کلی ساده را از فعالیت‌های کلیدی انجام شده توسط سازمان ارائه می‌کند. به علاوه، این سند مشخص می‌کند که رویکردهای اصلی در کجا پیاده‌سازی شده‌اند و چه کسانی مسئول و متولی اطمینان از ارائه نتایج مورد انتظار هستند.

این سند می‌تواند به عنوان یک بخش اساسی از سیستم مدیریت استفاده شود و به عنوان یک سند زنده و پویا به صورت سالانه تدوین و منتشر شود؛ فارغ از اینکه سازمان در فرایند جایزه تعالی سازمانی شرکت می‌کند یا نه.

افرمت اظهارنامه از اسناد ارسالی تهیه شده هنگام درخواست برای ارزیابی با مدل EFQM 2020 تدوین می‌شود. با این وجود، شرکت‌های زیادی به مزایای حاصل از توصیف فعالیت‌ها و دستاوردهای خود با استفاده از فرمت اظهارنامه تعالی سازمانی دست یافته‌اند. این مزایا عبارتند از:

  • این سند یک راه غیر اداری ثبت فعالیت‌های اصلی، تحولات و پویایی‌های عملکردی، برنامه‌ها و پروژه‌های بهبود و نتایج سازمان است.
  • قابلیت مشاهده‌ای که اظهارنامه تعالی سازمانی فراهم می‌کند، آن را به یک ابزار مدیریتی مؤثر بدل می‌کند که می‌تواند در اولویت‌بندی، ایجاد تمرکز، تسریع فرایندهای بهبود و حمایت از شناسایی و انتقال روش‌ها و عملیات مناسب کمک‌کننده باشد.
  • می‌تواند ابزار ارتباطی مؤثری در حمایت از توسعه درک مشترک و مشارکت سهامداران باشد.
  • مهم‌ترین مزیت تدوین اظهارنامه تعالی سازمانی این است که این سند به اجرای کاراتر استراتژی سازمان کمک می‌کند.

جلب مشارکت گروه‌های مختلف کارکنان سازمان در تدوین اظهارنامه تعالی سازمانی آسان است. جلب تیم مدیریت در توسعه و بهره‌گیری فعالانه از این سند می‌تواند ساده باشد زیرا این سند به انتقال و یادگیری روش‌های مناسب در سازمان‌های بزرگ کمک می‌کند. 

فرمت اظهارنامه تعالی سازمانی می‌تواند به منظور تلفیق با نیازهای خاص سازمان تغییر یابد. در این مقاله، برخی فرمت‌های رایج مورد استفاده را توضیح می‌دهیم و برخی درس‌ آموخته‌های افرادی که از این فرمت‌ها استفاده کرده‌اند را به اشتراک می‌گذاریم.

فهرست مطالب

ساختار اظهارنامه تعالی سازمانی EFQM 2020

در این بخش یک نمای کلی از ساختار اساسی اظهارنامه تعالی سازمانی ارائه می‌شود. با وجود آنکه محتوای اظهارنامه‌ها می‌تواند متفاوت باشد، ساختار اصلی ثابت است. هر اظهارنامه دارای سه بخش اصلی است (تعداد صفحات میزان پیشنهادی بنیاد اروپایی مدیریت کیفیت است و با ساختارهای سازمان مدیریت صنعتی و مرکز ملی تعالی و پیشرفت اندکی تفاوت دارد):

  • اطلاعات کلیدی: شامل محیط عملیاتی سازمان، ساختار، ذی‌نفعان و اهداف استراتژیک که در حدود 5 الی 10 صفحه خلاصه می‌شود.
  • بخش توانمندسازها:‌ در این بخش رویکردهای کلیدی که برای دستیابی به اهداف استراتژیک اتخاذ شده است، در حدود 10 الی 15 تشریح می‌شود.
  • بخش نتایج: در این بخش به مرور اجمالی از نتایج کلیدی‌ای که سازمان به دست آورده است، پرداخته می‌شود. به علاوه در حدود 5 الی 10 صفحه توضیح داده می‌شود که سازمان تا چه اندازه به سمت اهداف استراتژیک خود حرکت کرده است.

اگر هدف از تهیه اظهارنامه تعالی سازمانی ارزش‌افزایی برای سازمان باشد، باید با جهت‌گیری‌ها و برنامه‌های استراتژیک همسو شود. بنابراین بازتاب این مضامین استراتژیک مهم‌تر از معیارهای مدل تعالی EFQM 2020 است. مدل تعالی تنها برای ارائه یک ساختار است. برخی از تغییراتی که در سال 2010 در مدل اعمال شد، به دستیابی به این تمرکز کمک می‌کنند؛ مانند اطمینان از اینکه دامنه نتایج ارائه شده منعکس کننده استراتژی‌ها و رویکردهای کلیدی اتخاذ شده باشد. هدف از این تغییرات تأکید بر نیاز به بازبینی و به‌روزرسانی شاخص‌های کلان عملیاتی (KPI) کسب و کار و ایجاد چابکی سازمانی بود.

 

♦♦ برای آشنایی بیشتر با مدل تعالی EFQM 2020، مقاله مدل تعالی سازمانی چیست؟ را بخوانید.​

گام‌های تدوین اظهارنامه تعالی سازمانی

این بخش یک روش و ترتیب پیشنهادی را برای تدوین اظهارنامه تعالی سازمانی ارائه می‌کند. توالی توصیه شده برای تدوین به شرح زیر است:

گام‌های تدوین اظهارنامه تعالی سازمانی
گام‌های تدوین اظهارنامه تعالی سازمانی

اگر تدوین سند را با بخش اطلاعات کلیدی آغاز کنید، به تمرکز بر روی موضوعات استراتژیک در بخش‌های دیگر سند کمک می‌کند. در بیشتر سازمان‌ها، تمرکز بیشتر روی اطلاعاتی است که نمی‌خواهند افشا شود تا اطلاعاتی که می‌خواهند در سند ارائه شود. این تصمیم باید با موضوعات استراتژیک اتخاذ شده از سوی سازمان تعیین شود. این تمرکز بر نتایجی است که برای بررسی پیشرفت در برابر این موضوعات و رویکردهای اتخاذ شده برای دستیابی به اهداف معین استفاده می‌شوند.

 

گام اول: تدوین بخش اطلاعات کلیدی

اطلاعات کلیدی عموماً از اسناد موجود در سازمان استخراج می‌شود. این اسناد عبارتند از:

  • ارتباطات سازمانی
  • وب‌سایت
  • برنامه‌های استراتژیک
  • گزارش سالانه یا گزارش فعالیت هیئت مدیره برای ارائه در مجمع
  • گزارش فعالیت‌های اجتماعی و زیست ‌محیطی

مضامین استراتژیک کلیدی را می‌توان در سراسر مدل ترسیم کرد تا یک نمای کلی برای دو بخش دیگر (توانمندسازها و نتایج) ارائه شود. پیاده‌سازی این موضوع در اظهارنامه تعالی سازمانی به دانش دقیقی از مدل تعالی سازمانی EFQM 2020 نیازی ندارد و می‌تواند با جلسات طوفان فکری با مدیران ارشد انجام شود. نمونه زیر نشان می‌دهد که چگونه یک استراتژی برای افزایش کارایی فرایند را می‌توان در سراسر مدل ترسیم کرد.

نمونه نحوه پیاده‌سازی استراتژی در افزایش کارایی فرایندهای سازمان
نمونه نحوه پیاده‌سازی استراتژی در افزایش کارایی فرایندهای سازمان

گام دوم: تدوین بخش نتایج

گام اول تدوین بخش نتایج در اظهارنامه تعالی سازمانی این است که مشخص کنید کدام یک از نتایج عملکردی را ارائه خواهید کرد. در ابتدا باید نتایجی منعکس شوند که توسط تیم مدیریتی برای بررسی منظم عملکرد در مقابل اهداف استراتژیک استفاده می‌شود. در بسیاری از سازمان‌ها، نتایج مندرج در کارت امتیازی متوازن است.

در بیشتر اظهارنامه‌ها، بین 4 تا 8 نمودار برای هر یک از 12 زیرمعیار این بخش وجود دارد که در مجموع بین 48 تا 96 نمودار در اظهارنامه ارائه می‌شود. به طور معمول، تمام نتایج اصلی‌ای که در جلسات مدیران ارشد بررسی می‌شوند، باید ارائه شود. به علاوه، احتمالاً نتایج دیگری نیز می‌توانند به اظهارنامه اضافه شوند؛ مانند نتایج نظرسنجی‌های رضایت کارکنان و مشتریان.

در حالت ایده‌آل، برای هر یک از نتایج، یک نمودار ارائه کنید که عملکرد و روند سالانه را نشان دهد. هر نمودار باید شماره‌گذاری شود تا بتوان ارتباطات مناسب در سراسر اظهارنامه را مشخص کرد. در صورت امکان، اطلاعات مرتبط با هدف و هرگونه اطلاعات مرجع لازم نیز باید در این نمودارها درج شود.

به علاوه، باید موارد ذیل را نیز توضیح دهید:

  • نتایج چگونه استراتژی یا انتظارات ذی‌نفعان را منعکس می‌کند
  • انتخاب و ارتباط معیارها
  • چگونگی تعیین اهداف
  • نحوه تقسیم‌بندی داده‌ها؛ به عنوان مثال میزان فروش براساس نوع محصول

♦♦ معیارها و زیرمعیارهای مدل تعالی EFQM 2020، را از اینجا دانلود کنید. ​

راهنمای محصولات ناربن در حوزه جوایز تعالی/ کیفیت

عنوان جایزه | مدل

اظهارنامه

پرسشنامه خودارزیابی

ابزار تحلیل پرسشنامه

پروژه‌های بهبود

📌 جایزه ملی کیفیت ایران

برگزارکننده: سازمان ملی استاندارد
مدل: کیفیت جهان اسلام

اظهارنامه آماده سطح اهتمام
اظهارنامه سطح اشتهار/ تندیس

📌 جایزه ملی تعالی و پیشرفت

برگزارکننده: مرکز ملی تعالی و پیشرفت
مدل: تعالی EFQM 2013

اظهارنامه سطح گواهی تعهد
اظهارنامه سطح تقدیرنامه/ تندیس

گام سوم: تدوین بخش توانمندسازها (جهت‌گیری و اجرا)

از آنجا که بخش توانمندسازها به فعالیت اصلی کل سازمان مربوط می‌شود، بهتر است تدوین این بخش را به قسمت‌های مختلف تقسیم کرده و برای هر قسمت یک متولی داشته باشیم. معمولاً، یک مدیر ارشد که اطلاعات مناسبی از فعالیت‌های مربوطه داشته باشد، مناسب است. تقسیم‌بندی این بخش را می‌توان به روش‌های مختلفی انجام داد؛‌ اما از آن‌جا که می‌خواهیم یک سند مدیریتی تدوین کنیم، بهتر است با مسئولیت‌های درون تیم مدیریتی هماهنگ باشیم. یکی از تقسیم‌بندی‌های پیشنهادی می‌تواند این‌گونه باشد:

  • مضامین استراتژیک شناسایی شده در اطلاعات کلیدی
  • مدل فرایندی شرکت
  • مفاهیم بنیادی تعالی سازمانی
  • 7 معیار مدل EFQM 2020

هنگامی که متولی هر بخش مشخص شد، احتمالاً باید افراد زیادی برای تکمیل بخش مربوط به خود فعالیت کنند. یکی از راهکارها این است که تمام فعالیت‌های مرتبط را با استفاده از بخش نتایج کلیدی و نکات راهنمای مدل EFQM به عنوان مرجع، به صورت گروهی و با ایده‌پردازی طی جلسات طوفان فکری مشخص کنیم.

زمانی که این فهرست خام تهیه شد و مورد توافق همه قرار گرفت، سعی کنید اجزای فهرست را در 3 تا 7 گروه طبقه‌بندی کنید. به عنوان مثال، ممکن است چندین روش یا رسانه ارتباط داخلی وجود داشته باشد که می‌توان آن‌ها را به عنوان ارتباطات داخلی گروه‌بندی کرد. یا مجموعه‌ای از کنفرانس‌های بازاریابی و نمایشگاه‌ها که می‌توانند به عنوان رویدادهای بازاریابی دسته‌بندی شوند.

اکنون می‌توان این گروه‌ها را به عنوان رویکرد اصلی در نظر گرفت و عناوین آن‌ها را در یک ستون وارد کرد. برای هر رویکرد، لازم است توضیحات آن هم در اظهارنامه تعالی سازمانی بیاید. می‌توان از متولی رویکرد شناسایی شده یا کارشناس موضوع برای تکمیل این توضیحات کمک بگیرید. اگر قبلاً یک مدل فرایندی تدوین کرده‌اید، صاحبان فرایند و توضیحات فرایند سطح بالا می‌توانند نقطه شروع خوبی برای تدوین بخش توانمندسازها باشند.

تهیه برخی دستورالعمل‌ها یا نمونه‌های کاری به افراد کمک می‌کند تا سطح جزئیات مورد نیاز را درک کنند. اگر گروه‌های مختلف روی موضوعات مختلفی کار می‌کنند، این روش به وحدت رویه و ثبات کمک می‌کند. هدف این است که اطلاعات کلیدی مربوط به نحوه عملکرد رویکرد، محل اجرا و چگونگی قرارگیری آن در تصویر کلی از سازمان را ارائه دهیم. متولیان، کارشناسان موضوع و مکان دریافت اطلاعات بیشتر، راهنماهای افرادی خواهد بود که خواهان جزئیات بیشتری هستند.

ساده‌ترین راه این است که ستون‌ها و اطلاعات اضافی را در صورت نیاز به اظهارنامه اضافه کنید تا اینکه سعی کنید اطلاعاتی را پر کنید که کارکنان آن‌ها را نمی‌دانند یا درک نمی‌کنند. شروع تدوین اظهارنامه تعالی سازمانی با یک قالب ساده به شما این امکان را می‌دهد تا ببینید چگونه از اطلاعات در سازمان استفاده می‌شود و از بازخوردها دریابید که چه اطلاعاتی اضافه است. این نوع رویکرد مشارکتی به افزایش مشارکت سایر افراد در سازمان و ایجاد ارزشی که واقعاً ارزش افزوده دارد، کمک می‌کند.

گام چهارم: ویرایش نهایی

ویرایش نهایی در صورتی اهمیت خود را نشان می‌دهد که بخش‌های مختلف اظهارنامه توسط افراد مختلف نوشته شده باشند. این امر هماهنگی و سازگاری اطلاعات و اصطلاحات میان سه بخش را تضمین می‌کند و هرگونه پیوند و ارتباط کلیدی میان اطلاعات در بخش‌های مختلف مشخص می‌شود.

همواره باید یک ارجاع متقابل میان نتایج عملکردی یا تأثیر رویکرد با سایر رویکردهای جهت‌گیری و اجرا وجود داشته باشد. این ارجاعات می‌توانند برای نشان دادن چگونگی جاری‌سازی موضوعات استراتژیک در معیارهای مختلف مدل استفاده شوند. افزودن ارتباطات غیرضروری هیچ فایده‌ای ندارد. روی مهم‌ترین ارتباطات تمرکز کنید. اگر روند پیشنهادی این مقاله را دنبال کرده‌اید، با شروع اطلاعات کلیدی، سپس نتایج و در نهایت جهت‌گیری و اجرا، این پیوندها و ارتباطات باید مشهود باشند.

5/5 - (1 امتیاز)

نویسنده

عطیه بورونی

دانش آموخته مقطع دکتری در رشته مهندسی صنایع گرایش تجزیه و تحلیل سیستم‌ها با بیش از 20 عنوان مقاله در نشریات علمی و بین المللی در حوزه‌های مدیریت منابع انسانی، مدیریت دانش، مدیریت پروژه و بازاریابی

نظر دهید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *

راهنمای محصولات ناربن در حوزه جوایز تعالی/ کیفیت

عنوان جایزه | مدل

اظهارنامه

پرسشنامه خودارزیابی

ابزار تحلیل پرسشنامه

پروژه‌های بهبود

📌 جایزه ملی کیفیت ایران

برگزارکننده: سازمان ملی استاندارد
مدل: کیفیت جهان اسلام

اظهارنامه آماده سطح اهتمام
اظهارنامه سطح اشتهار/ تندیس

📌 جایزه ملی تعالی و پیشرفت

برگزارکننده: مرکز ملی تعالی و پیشرفت
مدل: تعالی EFQM 2013

اظهارنامه سطح گواهی تعهد
اظهارنامه سطح تقدیرنامه/ تندیس