مدیریت دانش چیست؟

مدیریت دانش برای شرکت‌های امروزی از جنبه‌های مختلف بسیار حیاتی است. در دنیایی که تغییرات فناوری به سرعت رخ می‌دهند و رقابت در بازارها بی‌سابقه تنش‌بار است، دستیابی به دانش و تجربیات صحیح و به موقع از جمله عوامل اساسی موفقیت شرکت‌ها محسوب می‌شود. مدیریت دانش، شرکت‌ها را قادر می‌سازد تا دانش داخلی و خارجی خود را از منابع مختلف جمع‌آوری و به بهترین شکل ممکن سازماندهی کنند، سپس آن را با کارکنان خود به اشتراک بگذارند تا بهره‌وری و ابتکار سازمانی را افزایش دهند. همچنین، با استفاده از مدیریت دانش، شرکت‌ها می‌توانند به راحتی با محیط تغییرپذیر مدرن سازگار شده و با بهره‌گیری از دانش واگذاری شده، به نوآوری، ارتقاء فرآیندها و رشد پایدار دست یابند. در نتیجه، مدیریت دانش برای شرکت‌های امروزی عاملی بسیار اساسی و حیاتی است که توانایی آنها را برای رقابت در بازارهای پویا و پیچیده تقویت می‌کند. در این مطلب به بیان چیستی و ابعاد مختلف این موضوع می‌پردازیم. لطفاً با استفاده از فهرست مطالب، موارد عناوین مد نظر خود را مطالعه نمایید.

داده، دانش و اطلاعات

داده ها به حقایق، اندازه گیری ها یا مشاهداتی خام و سازمان نیافته اشاره دارند که به خودی خود معنی خاصی را ارائه نمی‌دهند. داده ها، بلوک‌های ساختمانی اساسی اطلاعات هستند. نمونه هایی از داده ها شامل لیستی از ارقام فروش، مجموعه ای از اندازه‌گیری های دمایی، یا مجموعه ای از نام ها و آدرس های مشتریان است. داده ها به خودی خود هیچ بینش یا درکی را ارائه نمی دهند.

اطلاعات داده هایی است که پردازش و سازماندهی شده و زمینه و معنا پیدا کرده است. هنگامی که داده ها گردآوری، دسته بندی، تجزیه و تحلیل و ارائه (به شیوه ای معنادار) می شوند، تبدیل به اطلاعات می شوند. اطلاعات به سؤالات اساسی چه کسی، چه چیزی، کجا، چه زمانی و چگونه پاسخ می دهد. به عنوان مثال، گزارش فروش که ارقام درآمد ماهانه را به تفکیک محصولات، منطقه‌ها و نمایندگان فروش ارائه می‌کند، اطلاعات در نظر گرفته می‌شود. داده ها برای ارائه بینش های مرتبط و عملی ساختار دهی و تفسیر شده اند.

دانش اطلاعات داده — تفاوت داده، اطلاعات و دانش

از سوی دیگر، دانش، درک عمیق و تخصص است که از ترکیب اطلاعات، به کارگیری تجربه و قضاوت و توسعه توانایی استفاده مؤثر از اطلاعات حاصل می شود. دانش به ما اجازه می دهد تا اصول اساسی را درک کنیم، پیش بینی کنیم و اقدامات مناسب را انجام دهیم. در حالی که اطلاعات حقایق را ارائه می دهد، دانش به ما حکمت استفاده از آن حقایق را می دهد. توانایی یک متخصص در تشخیص سریع یک وضعیت پزشکی یا توانایی های یک مدیر با تجربه در تصمیم گیری استراتژیک نمونه هایی از دانش هستند. دانش بالاترین سطح است که بر پایه داده ها و اطلاعات بنا شده است.

پیشرفت از داده به اطلاعات و از اطلاعات به دانش، نشان دهنده افزایش ارزش و سودمندی محتوا است. داده های خام به تنهایی کاربرد محدودی دارند. وقتی داده ها به اطلاعات معنی دار تبدیل می شوند، ارزش بیشتری پیدا می کنند و هنگامی که اطلاعات با تجربه ترکیب می شود و به طور موثر به کار می رود، به دانش قدرتمندی تبدیل می شود که نوآوری، حل مسئله و تصمیم گیری را هدایت می کند. سازمان ها و افراد دائماً به دنبال استفاده از این پیشرفت برای به دست آوردن مزیت رقابتی و دستیابی به اهداف خود هستند.

در جدول زیر، نمونه‌‌هایی از تبدیل داده به اطلاعات و اطلاعات به دانش منجر به تصمیم گیری در حوزه بازاریابی ذکر شده است:

انواع دانش

انواع مختلفی از دانش وجود دارد که می توان آنها را به روش های مختلف دسته بندی کرد. در اینجا نمونه‌هایی از چند طبقه بندی رایج ارائه می‌گردد:

این دسته بندی ها متقابلاً منحصر به فرد نیستند و دانش اغلب می تواند به طور همزمان به چند دسته تقسیم شود. طبقه بندی انواع دانش می تواند بسته به زمینه، رشته یا چارچوب مورد استفاده متفاوت باشد.

دانش ضمنی به دانشی اشاره دارد که از طریق تجربه شخصی بدون ساختار به دست آمده است. اغلب این نوع دانش در طول زندگی روزمره ما ناآگاهانه به دست می آید، مانند کار با هم تیمی ها در یک پروژه. در حالی که برخی از این دانش را می‌توان بیان و مدون کرد، بسیاری از آن‌ها در ذهن ما ناملموس باقی می‌ماند.

نمونه ای از دانش ضمنی در کسب و کار می تواند یک مدیر عامل کهنه کار باشد که ساعت های بی شماری را صرف یادگیری نحوه رهبری و رشد موثر سازمان خود کرده است. این نوع تجربه عملی را نمی توان از یک کتاب یا کلاس آموزش داد. این فقط با استفاده از دانش ضمنی ایجاد می شود.

دانش رویه ای دانش جالبی است. این چیزی است که ما برای انجام کارها از آن استفاده می کنیم – از ساختن یک قورمه سبزی عالی تا ایجاد یک وب سایت. در جایی که دانش اعلامی مربوط به ذخیره و به خاطر سپردن اطلاعات است، دانش رویه ای مربوط به گرفتن آن اطلاعات و انجام کاری با آن است. بنابراین وقتی کاری دارید، این گزینه فقط بین دانستن پاسخ درست یا نه نیست – شما همچنین باید عمل درست را بدانید. دانش رویه‌ای این دو را گرد هم می‌آورد تا نتایجی را به دست آورد که بیشتر از نشستن در قفسه انجام می‌شود – می‌توان آن‌ها را پخت، لوله‌کشی کرد یا به واقعیت تبدیل کرد!

یک مثال عالی از دانش رویه ای در تجارت این است که بدانیم چه زمانی ارسال ایمیل مناسب است – قراردادهای خاصی وجود دارد که تعیین می کند در چه موقعیت هایی یک ایمیل درخواست شود، و اگر فردی از قوانین دانش رویه ای پیروی کند، به ندرت مجوزهای تقلبی خواهد داشت.

دانش صریح به نوعی مانند دوستی است که شما دارید که صرف نظر از اینکه موضوع چقدر بحث برانگیز باشد، آنچه را که در حال فکر کردن است آشکار می کند. این نوعی از دانش است که نیاز به توضیح زیادی ندارد، که می تواند درک و پردازش آن را برای ما آسان تر کند. اگر در زمینه ای ناآشنا هستید، این می تواند مفید باشد، یا می تواند به این معنا باشد که ما همیشه برای کشف تفاوت های ظریف و یافتن درک کامل وقت نمی گذاریم. در اینجا چند نمونه از دانش صریح آورده شده است: پرسش‌های متداول، دستورالعمل‌ها، داده‌های خام و گزارش‌های مرتبط، نمودارها، تک‌برگ‌ها و اسلایدهای استراتژی.

دانش اعلامی/ اظهاری مانند انبار حقایق است. دانش اظهاری را به عنوان اطلاعاتی که برای خلق چیزی به آن نیاز دارید، در نظر بگیرید، مانند اینکه چگونه یک هنرمند برای خلق نقاشی به رنگ و کاغذ نیاز دارد. به طور مشابه، دانش اعلامی در پایگاه دانش برای ایجاد مجموعه‌ای متنوع از داده‌ها استفاده می‌شود که قابل دسترسی و استفاده باشد. اگر کسی هنر بخواهد، دانش اظهاری برای او فایده ای ندارد. دانش اظهاری حقایق ضروری را برای ترکیب محتوای مفید در یک پایگاه دانش ذخیره می کند.

به عنوان مثال، دانش اعلامی مستلزم درک فردی از اهداف شرکت برای سال است و ارزیابی خواهد شد.

دانش ضمنی مانند خویشاوند دور مرموز شماست. شما چیزهای زیادی در مورد آن نمی دانید، اما می دانید که وجود دارد! در دنیای یک پایگاه دانش، دانش ضمنی به ماهیت ضمنی قطعات خاصی از اطلاعات اشاره دارد که فقط از طریق تجربه یا زمینه قابل دسترسی هستند – برای به دست آوردن آن نوع دانش ضمنی که می تواند واقعاً تصمیمات و استراتژی های تجاری شما را قدرتمند کند، باید داده های خود را عمیقاً حفاری کنید و فراتر از سطح صریح سطح کاوش کنید.

به زبان ساده، دانش ضمنی، تجربه و شهودی است که از کار روزانه و روزانه در یک صنعت، استفاده از مهارت‌ها، تحقیق و بینش برای تصمیم‌گیری آگاهانه به دست می‌آید.

دانش تجربی در پایگاه دانش به نوعی از دانش اطلاق می شود که می توان آن را از تجربه یا مشاهده تعیین کرد.

این همان چیزهایی است که نمی‌توانید فقط در Google جستجو کنید – چیزی که به آن نیاز دارید شخصی با تجربه دست اول است تا آن را درک کند. دانش تجربی صرفاً پاسخ‌ها را نمی‌دهد، بلکه بینش‌هایی را ارائه می‌دهد که درک را عمیق‌تر می‌کند، چه ذخیره‌سازی توصیفات مشتری، عیب‌یابی خدمات و محصولات، یا صرفاً داشتن تیمی در دسترس برای پاسخگویی به سؤالات کاربران. بنابراین اجازه ندهید دانش تجربی پنهان بماند.

نمونه ای از دانش تجربی در تجارت، استفاده از تجزیه و تحلیل برای به دست آوردن بینش در مورد رفتار خرید مصرف کننده است. با بررسی داده‌های فروش، کسب‌وکارها می‌توانند بفهمند کدام محصولات بهترین فروش را دارند و موجودی خود را بر اساس آن تنظیم کنند. آنها همچنین می توانند به دنبال همبستگی بین داده های فروش و رویدادهای خارجی باشند که می تواند بر تقاضا برای محصول یا خدمات آنها تأثیر بگذارد.

تعریف مدیریت دانش

مدیریت دانش (KM): فرآیند ایجاد، اشتراک، استفاده و مدیریت، دانش و اطلاعات یک سازمان است و به رویکردی چند رشته ای برای دستیابی به اهداف سازمانی با استفاده بهینه از دانش اشاره دارد.

به طور خاص، مدیریت دانش شامل موارد زیر می‌باشد:

جذب، توسعه، به اشتراک گذاری و استفاده مؤثر از دانش سازمانی
فراهم آوردن دسترسی به دانش ارزشمند از منابع خارجی
اطمینان از در دسترس بودن و در دسترس بودن دانش در صورت نیاز
ترویج فرهنگ یادگیری مستمر و اشتراک دانش
سنجش ارزش دارایی های دانش و تاثیر مدیریت دانش

هدف اصلی مدیریت دانش بهبود کارایی، اثربخشی و مزیت رقابتی سازمان از طریق مدیریت سیستماتیک دارایی های فکری آن است. این شامل دانش صریح (اطلاعات مستند) و دانش ضمنی (تخصص و تجربه در اختیار افراد) است.

فعالیت‌های مدیریت دانش در سازمان‌ها می‌تواند شامل ابزارها، فرآیندها و استراتژی‌های مختلفی مانند پایگاه‌های دانش، سیستم‌های مدیریت اسناد، پلتفرم‌های همکاری، جوامع عملی، و برنامه‌های راهنمایی باشد. این رشته از مفاهیم و نظریه‌های رشته‌های مختلف از جمله علوم سازمانی، علم اطلاعات، روان‌شناسی و جامعه‌شناسی استفاده می‌کند.

فرایند مدیریت دانش

فرآیند مدیریت دانش شامل مراحل مختلفی است که سازمان ها برای جذب، توزیع و استفاده مؤثر از دانش به نفع خود دنبال می کنند. در حالی که مدل‌های مختلف وجود دارد، یک فرآیند مرسوم مدیریت دانش شامل مراحل کلیدی زیر است:

شناسایی دانش: این مرحله شامل تعیین این است که چه دانشی برای موفقیت سازمان حیاتی است. این شامل تجزیه و تحلیل دارایی های دانش موجود، شناسایی شکاف های دانش، و اولویت بندی نیازهای دانش بر اساس اهداف استراتژیک است.
تسخیر دانش: هنگامی که دانش حیاتی شناسایی شد، باید به شیوه ای ساختاریافته جمع آوری و ذخیره شود. این می‌تواند شامل مستندسازی دانش صریح، مانند گزارش‌ها و رویه‌ها، و همچنین به دست آوردن دانش ضمنی از طریق روش‌هایی مانند مصاحبه، جلسات طوفان فکری، و جوامع عملی باشد.
سازماندهی دانش: دانش به دست آمده باید سازماندهی و دسته بندی شود تا به راحتی قابل دسترسی و بازیابی باشد. این مرحله شامل ایجاد طبقه بندی، ابرداده و نقشه های دانش برای ساختار و طبقه بندی دارایی های دانش است.
ذخیره دانش: این مرحله بر انتخاب فناوری ها و ابزارهای مناسب برای ذخیره و نگهداری دارایی های دانش متمرکز است. این می تواند شامل استفاده از پایگاه های داده، سیستم های مدیریت محتوا و مخازن دانش برای اطمینان از امنیت، قابلیت اطمینان و مقیاس پذیری ذخیره سازی دانش باشد.
اشتراک و انتشار دانش: دانش ذخیره شده باید در زمان مناسب در اختیار افراد مناسب قرار گیرد. این مرحله شامل توسعه روش ها و کانال هایی برای به اشتراک گذاری دانش، مانند شبکه های داخلی، پلت فرم های همکاری و برنامه های آموزشی است. همچنین شامل پرورش فرهنگ به اشتراک گذاری دانش و تشویق کارکنان به اشتراک گذاری تخصص خود می شود.
کاربرد دانش: هدف نهایی مدیریت دانش، عملی کردن دانش است. این مرحله شامل ادغام دانش در فرآیندهای تجاری، تصمیم گیری و حل مسئله است. این امر مستلزم ایجاد محیطی است که استفاده از دانش را تشویق کند و ابزار و پشتیبانی لازم را فراهم کند.
بازنگری و اصلاح دانش: مدیریت دانش فرآیندی مداوم است که مستلزم بررسی و بهبود مستمر است. این مرحله شامل ارزیابی منظم اثربخشی ابتکارات مدیریت دانش، جمع‌آوری بازخورد از کاربران و به‌روزرسانی دارایی‌های دانش برای اطمینان از ارتباط و دقت آنها است.

با پیروی از این مراحل، سازمان ها می توانند به طور سیستماتیک منابع دانش خود را مدیریت کرده و از آنها برای بهبود عملکرد، نوآوری و مزیت رقابتی استفاده کنند.

تولید (خلق) دانش

خلق دانش به فرآیند تولید دانش جدید در یک سازمان اشاره دارد. این شامل توسعه ایده‌ها، بینش‌ها و راه‌حل‌های جدید از طریق تعامل و همکاری افراد و تیم‌ها است. خلق دانش یکی از اجزای حیاتی مدیریت دانش است، زیرا تضمین می کند که سازمان ها به طور مستمر پایگاه دانش خود را گسترش داده و با محیط های در حال تغییر سازگار می شوند.

چندین جنبه کلیدی ایجاد دانش به شرح ذیل می‌باشند:

تعامل دانش ضمنی و صریح: خلق دانش اغلب شامل تعامل بین دانش ضمنی (دانش شخصی و زمینه خاص است که رسمی کردن و انتقال آن دشوار است) و دانش صریح (دانش مدون، ساختار یافته و به راحتی قابل انتقال است). تبدیل دانش ضمنی به دانش آشکار و بالعکس برای ایجاد دانش جدید بسیار مهم است.
مدل SECI: مدل SECI (اجتماعی‌سازی، برون‌سازی، ترکیب، درون‌سازی) که توسط نوناکا و تاکئوچی ایجاد شده است، چهار حالت تبدیل دانش را شامل اجتماعی شدن، بیرونی‌سازی، ترکیب و درونی‌سازی توصیف می‌کند که خلق دانش را امکان‌پذیر می‌سازد.

Ba: Ba یک مفهوم ژاپنی است که به زمینه یا فضای مشترک (فیزیکی، مجازی یا ذهنی) اشاره دارد که در آن ایجاد دانش صورت می گیرد. این بستری را برای افراد فراهم می کند تا از طریق گفتگو و همکاری با یکدیگر تعامل داشته باشند، تجربیات خود را به اشتراک بگذارند و دانش جدیدی ایجاد کنند.
مدل یادگیری سازمانی: ایجاد دانش ارتباط نزدیکی با یادگیری سازمانی دارد که شامل فرآیند مستمر کسب، تفسیر و به کارگیری دانش برای بهبود عملکرد است. یادگیری سازمانی با پرورش فرهنگ آزمایش، تأمل و به اشتراک گذاری دانش، ایجاد دانش جدید را ممکن می سازد.
نوآوری: خلق دانش محرک اصلی نوآوری است، زیرا سازمان ها را قادر می سازد ایده ها، محصولات و خدمات جدید تولید کنند. با ترکیب دانش موجود به روش‌های جدید و کاوش در حوزه‌های جدید، سازمان‌ها می‌توانند راه‌حل‌های نوآورانه‌ای برای مشکلات پیچیده ایجاد کنند.

برای حمایت از خلق دانش، سازمان ها می توانند استراتژی های مختلفی را اجرا کنند، مانند:

تشویق همکاری متقابل و کار تیمی
فراهم آوردن فرصت برای آزمایش و درس گرفتن از شکست ها
پرورش فرهنگ باز بودن، اعتماد و به اشتراک گذاری دانش
سرمایه گذاری در فعالیت های تحقیق و توسعه
استفاده از دیدگاه ها و تخصص های متنوع از منابع داخلی و خارجی

با ترویج فعال و تسهیل خلق دانش، سازمان ها می توانند توانایی خود را برای نوآوری، انطباق و رقابت در محیط های تجاری پویا افزایش دهند.

انواع مدیریت دانش

انواع مختلفی از مدیریت دانش وجود دارد که هر کدام بر جنبه های مختلف ایجاد، به اشتراک گذاری و استفاده از دانش در یک سازمان تمرکز دارند.

مدیریت دانش سازمانی بر مدیریت دانش در کل سازمان متمرکز است. این شامل ایجاد، جذب، به اشتراک گذاری و به کارگیری دانش برای دستیابی به اهداف سازمانی است و شامل استراتژی ها، فرآیندها و ابزارهایی برای حمایت از مدیریت دانش در سطح سازمانی است.
مدیریت دانش شخصی بر افرادی تمرکز دارد که دانش و یادگیری خود را مدیریت می کنند. این شامل راهبردها و ابزارهایی برای افراد است تا دانش شخصی خود را به دست آورند، سازماندهی کنند و به اشتراک بگذارند، با هدف بهبود بهره وری، یادگیری و تصمیم گیری شخصی.
مدیریت دانش مشتری بر مدیریت دانش در مورد مشتریان، نیازها، ترجیحات و رفتارهای آنها تمرکز دارد. این شامل جمع‌آوری، تجزیه و تحلیل و استفاده از داده‌ها و بازخورد مشتری برای بهبود محصولات، خدمات و روابط با مشتری با هدف افزایش رضایت، وفاداری و سودآوری مشتری است.
مدیریت دانش تامین کننده بر مدیریت دانش در مورد تامین کنندگان، قابلیت ها، عملکرد و روابط آنها تمرکز دارد. این شامل به اشتراک گذاری دانش و همکاری با تامین کنندگان برای بهبود کارایی و نوآوری زنجیره تامین، با هدف بهینه سازی فرآیندهای تدارکات، کاهش هزینه ها و کاهش خطرات است.
مدیریت دانش محصول بر مدیریت دانش مرتبط با محصولات یا خدمات سازمان تمرکز دارد. این شامل گرفتن و به اشتراک گذاری دانش در مورد ویژگی های محصول، مشخصات، عملکرد، و بازخورد مشتری، با هدف بهبود توسعه محصول، کیفیت و پشتیبانی مشتری است.
مدیریت دانش فرآیند بر مدیریت دانش در مورد فرآیندهای تجاری و گردش کار سازمان تمرکز دارد. این شامل جمع‌آوری، مستندسازی و بهینه‌سازی دانش فرآیند برای بهبود کارایی و سازگاری با هدف کاهش خطاها، افزایش بهره‌وری و امکان بهبود مستمر است.
مدیریت دانش نوآوری بر مدیریت دانش برای هدایت نوآوری و خلاقیت در یک سازمان تمرکز دارد. این شامل گرفتن و به اشتراک گذاری ایده ها، بینش ها، و بهترین شیوه های مرتبط با نوآوری است، با هدف پرورش فرهنگ نوآوری، تشویق آزمایش، و تسریع توسعه محصولات و خدمات جدید.
مدیریت دانش درس های آموخته شده بر جذب و به اشتراک گذاری دانش به دست آمده از تجربیات، پروژه ها و شکست های گذشته تمرکز دارد. این شامل مستندسازی و انتشار درس های آموخته شده برای جلوگیری از تکرار اشتباهات و بهبود عملکرد آینده، با هدف ارتقای یادگیری سازمانی، مدیریت ریسک و بهبود مستمر است.

این نوع مدیریت دانش متقابلاً منحصر به فرد نیستند و اغلب در عمل همپوشانی دارند. سازمان ها ممکن است ترکیبی از این رویکردها را بر اساس نیازها، اهداف و زمینه های خاص خود اجرا کنند. کلید توسعه یک استراتژی مدیریت دانش جامع است که با اهداف و فرهنگ کلی سازمان همسو باشد.

مزایا و کاربردهای مدیریت دانش

مدیریت دانش (KM) مزایای متعددی را ارائه می دهد و کاربردهای بسیاری در سازمان‌ها دارد. در اینجا برخی از مزایای کلیدی و کاربردهای برجسته ذکر می‌گردد:

برخی از فواید و مزایای مدیریت دانش:

بهبود تصمیم گیری: KM دسترسی به اطلاعات و تخصص مربوطه را فراهم می کند و امکان تصمیم گیری آگاهانه را فراهم می کند.
افزایش بهره وری: با دسترسی آسان به دانش، کارمندان زمان کمتری را برای جستجوی اطلاعات و زمان بیشتری را صرف کارهای سازنده می کنند.
افزایش نوآوری: KM همکاری و اشتراک دانش را تقویت می کند و منجر به تولید ایده ها و نوآوری های جدید می شود.
خدمات بهتر به مشتریان: دسترسی سریع به دانش به کارکنان کمک می کند تا پاسخ های دقیق و به موقع به سوالات مشتریان ارائه دهند.
کاهش خطر از دست دادن دانش: KM دانش حیاتی را جذب و حفظ می کند و خطر از دست دادن تخصص را در هنگام خروج کارکنان از سازمان کاهش می دهد.
مزیت رقابتی: مدیریت دانش موثر می تواند با استفاده از دانش و تخصص جمعی، سازمان را از رقبای خود متمایز کند.

برخی از موارد استفاده یا کاربردهای مدیریت دانش:

آموزش و بکارگیری نیروی انسانی: سیستم های KM را می توان برای ایجاد یک مخزن متمرکز از مواد آموزشی، راهنماها و بهترین شیوه ها برای کارکنان جدید استفاده کرد.
پشتیبانی مشتری: ابزارهای KM می توانند به تیم های پشتیبانی مشتری کمک کنند تا به سرعت به اطلاعات مربوطه دسترسی پیدا کنند تا مشکلات مشتری را به طور موثر حل کنند.
مدیریت پروژه: KM می تواند همکاری پروژه را با فراهم کردن بستری برای به اشتراک گذاری اسناد، به روز رسانی ها و درس های آموخته شده مرتبط با پروژه تسهیل کند.
تحقیق و توسعه: سیستم‌های KM می‌توانند داده‌ها، گزارش‌ها و یافته‌های پژوهشی را ذخیره و سازمان‌دهی کنند، و کار تیم‌های تحقیق و توسعه را برای ایجاد دانش موجود آسان‌تر می‌کنند.
فروش و بازاریابی: KM می تواند به تیم های فروش و بازاریابی کمک کند تا به بینش مشتری، هوش رقابتی و بهترین شیوه ها برای بهبود استراتژی ها و عملکرد خود دسترسی پیدا کنند.
انطباق با مقررات: ابزارهای KM می توانند اطمینان حاصل کنند که کارکنان به آخرین مقررات، سیاست ها و الزامات انطباق دسترسی دارند.
محل تجمع تخصص: سیستم های KM می توانند به شناسایی متخصصان موضوع در سازمان کمک کنند و یافتن و استفاده از دانش تخصصی را آسان تر می کنند.
یادگیری مستمر: KM می تواند از توسعه مستمر کارکنان با ارائه دسترسی به منابع یادگیری، دوره ها و فرصت های اشتراک دانش پشتیبانی کند.

کاربردهای بسیاری متعددی را می‌توان برای مدیریت دانش در سازمان‌ها متصور بود، در جدول زیر به برخی از کاربردها با ذکر مثال پرداخته شده است:

اینها تنها چند نمونه از مزایا و موارد استفاده مدیریت دانش است. برنامه های کاربردی خاص بسته به صنعت، اندازه و اهداف سازمان می تواند متفاوت باشد.

مدل‌ها و چارچوب‌های مدیریت دانش

مدیریت دانش (KM) یک حوزه چند رشته ای است که با ایجاد، به اشتراک گذاری و استفاده از دانش در سازمان ها سر و کار دارد. در اینجا چند مدل و چارچوب مهم و برجسته مدیریت دانش ارائه شده است:

مدل SECI: این مدل فرآیند خلق و انتقال دانش را به صورت مارپیچی بین دانش ضمنی و آشکار توصیف می کند. این شامل چهار حالت است: اجتماعی سازی (به اشتراک گذاری دانش ضمنی)، بیرونی‌سازی (تبدیل دانش ضمنی به صریح)، ترکیب (ترکیب دانش صریح مختلف)، و درونی‌سازی (تبدیل دانش صریح به ضمنی).
چرخه مدیریت دانش: این چارچوب مراحل کلیدی مدیریت دانش شامل کسب دانش (کسب دانش از منابع مختلف)، ایجاد (تولید دانش جدید)، ذخیره سازی (سازماندهی و حفظ دانش)، به اشتراک گذاری (انتشار دانش در سازمان) را مشخص می کند. و کاربرد (استفاده از دانش برای دستیابی به اهداف سازمانی).
مدل بلوغ مدیریت دانش (KMMM): این مدل چارچوبی را برای ارزیابی قابلیت‌های مدیریت دانش و سطوح بلوغ سازمان در ابعاد مختلف، مانند رهبری، فرآیندها، فناوری و اندازه‌گیری فراهم می‌کند. این به سازمان ها کمک می کند تا وضعیت فعلی خود را شناسایی کرده و برای بهبود برنامه ریزی کنند.
مدل سرمایه فکری: این مدل دانش سازمانی را به سه جزء اصلی طبقه بندی می کند: سرمایه انسانی (دانش، مهارت و تجربه کارکنان)، سرمایه ساختاری (فرآیندهای سازمانی، رویه ها و مالکیت فکری)، و سرمایه رابطه ای (روابط با مشتریان، شرکا و ذینفعان).
چارچوب مدیریت دانش APQC: این چارچوب که توسط مرکز بهره وری و کیفیت آمریکا توسعه یافته است، بر چهار حوزه کلیدی تمرکز دارد: رهبری (ایجاد استراتژی و فرهنگ KM)، فرهنگ (تقویت به اشتراک گذاری دانش و همکاری)، فناوری (اجرای ابزارها و سیستم ها برای KM) و اندازه گیری (ارزیابی تأثیر و اثربخشی ابتکارات KM).
مدل مدیریت دانش Wiig: این مدل که توسط کارل ام ویگ ابداع شده است، بر اهمیت ایجاد دانش، تجلی (قابل مشاهده و ملموس ساختن دانش)، استفاده (به کارگیری دانش برای دستیابی به اهداف) و انتقال (به اشتراک گذاری دانش در درون و بین سازمان ها) تاکید دارد.
سلسله مراتب DIKW: این سلسله مراتب نشان دهنده رابطه بین داده ها، اطلاعات، دانش و خرد است. این نشان می دهد که داده ها به اطلاعات تبدیل می شوند، اطلاعات از طریق تجزیه و تحلیل و ترکیب به دانش تبدیل می شوند و دانش می تواند از طریق تجربه و شهود به خرد منجر شود.
مدل ارزیابی قابلیت مدیریت دانش (KMCAM): این مدل به سازمان ها کمک می کند تا قابلیت های مدیریت دانش خود را در ابعاد مختلف مانند رهبری، فرآیندها، فناوری و فرهنگ ارزیابی کنند. نقاط قوت و ضعف را شناسایی می کند و سازمان ها را قادر می سازد تا استراتژی های بهبود هدفمند را توسعه دهند.
مجموعه راه حل های مدیریت دانش (KMSS): این چارچوب یک رویکرد جامع برای پیاده سازی راه حل های KM شامل استراتژی (تعریف اهداف و مقاصد KM)، فرآیندها (طراحی و اجرای فرآیندهای KM) و فناوری ها (انتخاب و استقرار ابزارهای KM مناسب و سیستم های).

10. کارت امتیازی متوازن مدیریت دانش: این چارچوب مفهوم کارت امتیازی متوازن را برای اندازه‌گیری و مدیریت دارایی‌های دانش و ابتکارات KM تطبیق می‌دهد. این شامل دیدگاه هایی مانند مالی، مشتری، فرآیندهای داخلی، و یادگیری و رشد، با اقدامات و اهداف خاص مرتبط با مدیریت دانش است.

دلایل شکست مدیریت دانش

ابتکارات مدیریت دانش (KM) می تواند با چالش های مختلف و عوامل شکست بالقوه روبرو شود. در اینجا برخی از عوامل رایج شکست مدیریت دانش آورده شده است که هر کدام در یک پاراگراف توضیح داده شده اند:

عدم حمایت و تعهد مدیریت ارشد: مدیریت دانش مستلزم تعهد رهبری قوی و حمایت مدیریت عالی است. بدون تأیید و تخصیص منابع قابل مشاهده، ابتکارات KM ممکن است برای به دست آوردن کشش و مواجهه با مقاومت کارکنان و ذینفعان دچار مشکل شود.
موانع فرهنگ سازمانی: فرهنگ سازمانی که به اشتراک دانش، همکاری و یادگیری مستمر ارزشی قائل نیست، می تواند مانع موفقیت ابتکارات مدیریت دانش شود. سیلوها، بی اعتمادی و فقدان انگیزه برای به اشتراک گذاری دانش می تواند موانع مهمی را برای مدیریت موثر دانش ایجاد کند.
استراتژی مدیریت دانش ناکافی: عدم توسعه یک استراتژی مدیریت دانش به خوبی تعریف شده و همسو که از اهداف و مقاصد سازمانی پشتیبانی می کند، می تواند منجر به عدم جهت گیری و تمرکز شود. بدون یک استراتژی روشن، تلاش‌های مدیریت دانش ممکن است از هم گسسته شوند و نتوانند منافع ملموس را به ارمغان بیاورند.
چالش های فناوری: پیاده سازی و ادغام فناوری های مدیریت دانش مناسب، مانند پلت فرم های همکاری، مخازن دانش، و ابزارهای جستجو، می تواند پیچیده و چالش برانگیز باشد. راه‌حل‌های فن‌آوری ضعیف طراحی شده یا استفاده ناکافی می‌توانند مانع جذب، اشتراک‌گذاری و دسترسی به دانش شوند.
عدم پذیرش و مشارکت کاربر: حتی با وجود فناوری و فرآیندهای مناسب، پذیرش و مشارکت کاربر می‌تواند یک مانع مهم باشد. اگر کارکنان مدیریت دانش را به عنوان یک بار اضافی درک کنند یا ارزش آن را درک نکنند، ممکن است در برابر شرکت در فعالیت های اشتراک دانش مقاومت کنند.
منابع و بودجه ناکافی: ابتکارات مدیریت دانش نیازمند منابع اختصاصی از جمله پرسنل، آموزش و نگهداری و پشتیبانی مداوم است. بودجه و تخصیص ناکافی منابع می تواند دامنه و اثربخشی تلاش های مدیریت دانش را محدود کند.
چالش‌های اندازه‌گیری و ارزیابی: اندازه‌گیری تأثیر و ارزش مدیریت دانش می‌تواند دشوار باشد، زیرا اغلب شامل دارایی‌های نامشهود و منافع بلندمدت می‌شود. عدم ایجاد معیارهای مناسب و روش های ارزیابی می تواند نشان دادن موفقیت و بازگشت سرمایه ابتکارات مدیریت دانش را چالش برانگیز کند.
مدیریت تغییر و چالش های ارتباطی: اجرای مدیریت دانش اغلب مستلزم تغییرات سازمانی و تغییرات فرهنگی قابل توجهی است. مدیریت تغییر و استراتژی‌های ارتباطی ناکارآمد می‌تواند منجر به مقاومت، سوء تفاهم و عدم استقبال از سوی ذینفعان شود.
کیفیت داده ها و مسائل مربوط به دانش: اطمینان از کیفیت، دقت و ارتباط دانش بدست آمده بسیار مهم است. کیفیت پایین داده یا دانش نامربوط می تواند سودمندی و اعتبار سیستم ها و فرآیندهای مدیریت دانش را تضعیف کند.
عدم بهبود و انطباق مستمر: مدیریت دانش فرآیندی مستمر است که مستلزم بهبود مستمر و انطباق با تغییر نیازهای سازمانی، فناوری ها و شرایط بازار است. شکست در بازنگری و اصلاح منظم استراتژی‌ها و فرآیندهای مدیریت دانش می‌تواند در طول زمان منجر به رکود و بی‌ربطی شود.

پرداختن به این عوامل بالقوه شکست از طریق برنامه ریزی دقیق، مشارکت ذینفعان، تخصیص منابع و بهبود مستمر برای اجرای موفقیت آمیز مدیریت دانش و پایداری بلندمدت ضروری است.

ابزارهای مدیریت دانش

ابزارهای مدیریت دانش (KM) برنامه‌ها و پلتفرم‌های نرم‌افزاری هستند که برای پشتیبانی از ایجاد، ذخیره‌سازی، اشتراک‌گذاری و استفاده از دانش در سازمان‌ها طراحی شده‌اند. این ابزارها جنبه های مختلف فرآیند مدیریت دانش را تسهیل می کنند و سازمان ها را قادر می سازند تا از دانش جمعی خود به طور موثر استفاده کنند. در اینجا چند نوع رایج از ابزارهای مدیریت دانش آورده شده است:

مخازن دانش یا پایگاه‌های دانش: اینها پایگاه‌های اطلاعاتی متمرکز یا سیستم‌های مدیریت محتوا هستند که برای ذخیره و سازماندهی دانش صریح، مانند اسناد، کتابچه‌ها، بهترین شیوه‌ها و سایر اطلاعات مرتبط استفاده می‌شوند. به عنوان مثال می توان به Microsoft SharePoint، Confluence و Drupal اشاره کرد.
همکاری و ابزارهای ارتباطی: این ابزارها امکان اشتراک دانش، همکاری و ارتباط بین اعضای تیم را فراهم می کند و تبادل دانش ضمنی را تقویت می کند. به عنوان مثال می‌توان به پلتفرم‌های پیام‌رسانی فوری (مانند Slack، تیم‌های مایکروسافت)، ابزارهای ویدئو کنفرانس (مانند زوم، Google Meet) و نرم‌افزار مدیریت پروژه (مانند Trello، Asana) اشاره کرد.
شبکه های اجتماعی و بسترهای اجتماعی: این پلتفرم ها تعاملات اجتماعی، اشتراک دانش و همکاری در سازمان ها را تسهیل می کنند. به عنوان مثال می توان به شبکه های اجتماعی سازمانی (به عنوان مثال، Yammer، Jive)، ویکی ها (مانند MediaWiki، Confluence) و انجمن های گفتگو اشاره کرد.
سیستم های مکان یاب خبره: این ابزارها به شناسایی متخصصان موضوع و زمینه های تخصصی آنها در سازمان کمک می کند و کارمندان را قادر می سازد منابع دانش مناسب را بیابند و از آنها استفاده کنند. به عنوان مثال می توان به دایرکتوری های تخصصی و ابزارهای نگاشت مهارت اشاره کرد.
نقشه‌برداری دانش و ابزارهای تجسم: این ابزارها به ایجاد نمایش‌های بصری از دارایی‌های دانش، روابط و جریان‌ها در سازمان کمک می‌کنند. به عنوان مثال می‌توان به نرم‌افزار نقشه‌برداری ذهنی (به عنوان مثال، MindManager، XMind) و ابزارهای نقشه‌برداری دانش (مانند Knowledge Plaza، Grokker) اشاره کرد.
سیستم های مدیریت محتوا (CMS): این سیستم ها انواع مختلف محتوای دیجیتال از جمله اسناد، فایل های چند رسانه ای و محتوای وب را مدیریت و سازماندهی می کنند. به عنوان مثال می توان به WordPress، Drupal و Adobe Experience Manager اشاره کرد.
هوش تجاری و ابزارهای تحلیلی: این ابزارها داده ها را تجزیه و تحلیل می کنند و بینش تولید می کنند و سازمان ها را قادر می سازند تا تصمیمات مبتنی بر داده اتخاذ کنند و از دانش برای برنامه ریزی و تصمیم گیری استراتژیک استفاده کنند. به عنوان مثال می توان به Tableau، Power BI و QlikView اشاره کرد.
هوش مصنوعی و ابزارهای یادگیری ماشین: این ابزارها می توانند در وظایف مدیریت دانش مانند کشف دانش، استخراج دانش و توصیه دانش کمک کنند. به عنوان مثال می توان به ابزارهای پردازش زبان طبیعی (NLP)، الگوریتم های یادگیری ماشین و پلت فرم های محاسبات شناختی اشاره کرد.

توجه به این نکته حائز اهمیت است که بسیاری از سازمان ها بسته به نیازها و نیازهای مدیریت دانش خود، ممکن است از ترکیبی از این ابزارها استفاده کنند. پیاده سازی و ادغام موثر این ابزارها، همراه با فرآیندهای مناسب و حمایت فرهنگی، برای ابتکارات مدیریت دانش موفق بسیار مهم است.

استراتژی های مدیریت دانش

استراتژی‌های مرسوم مدیریت دانش (KM) به برنامه‌ها و رویکردهایی اشاره دارد که سازمان‌ها برای ایجاد، جذب، اشتراک‌گذاری و استفاده مؤثر از دارایی‌های دانش برای دستیابی به اهداف و مقاصد خود اتخاذ می‌کنند. این استراتژی ها چارچوبی را برای همسویی ابتکارات مدیریت دانش با اولویت های سازمانی و حصول اطمینان از اینکه دانش به طور سیستماتیک مدیریت می شود، فراهم می کند. در اینجا چند استراتژی متداول مدیریت دانش آورده شده است:

استراتژی کدگذاری: این استراتژی بر ضبط و کدگذاری دانش صریح در مخازن ساختاریافته، مانند پایگاه های داده، پایگاه های دانش، و سیستم های مدیریت اسناد تمرکز دارد. هدف این است که دانش به راحتی در دسترس و قابل استفاده مجدد در سراسر سازمان باشد.
استراتژی شخصی سازی: این استراتژی بر به اشتراک گذاری دانش ضمنی از طریق تعاملات فرد به فرد، مانند مشاوره، جوامع عملی و شبکه های اجتماعی تأکید دارد. هدف آن تسهیل تبادل دانش و همکاری بین کارکنان است.
استراتژی خلق دانش: این استراتژی شامل پرورش محیطی است که خلاقیت، نوآوری و تولید دانش جدید را تشویق می کند. ممکن است شامل ابتکاراتی مانند پروژه های تحقیق و توسعه، سیستم های مدیریت ایده و آزمایشگاه های نوآوری باشد.
استراتژی انتقال دانش: این استراتژی بر انتقال موثر دانش در درون و بین سازمان ها تمرکز دارد. ممکن است شامل اعمالی مانند چرخش شغلی، برنامه های راهنمایی و جلسات اشتراک دانش برای تسهیل تبادل دانش بین کارمندان با تجربه و جدید باشد.
استراتژی حفظ دانش: هدف این استراتژی حفظ دانش حیاتی در درون سازمان است، به ویژه زمانی که کارکنان ترک یا بازنشسته می شوند. ممکن است شامل اقداماتی مانند مصاحبه خروج، ابتکارات جذب دانش و برنامه ریزی جانشین پروری برای اطمینان از تداوم دانش باشد.
استراتژی کسب دانش: این استراتژی شامل شناسایی و کسب دانش از منابع خارجی مانند شرکا، مشتریان، کارشناسان صنعت یا موسسات دانشگاهی است. ممکن است شامل اقداماتی مانند اتحادهای استراتژیک، نوآوری باز و شبکه های اشتراک دانش باشد.
استراتژی حفاظت از دانش: این استراتژی بر حفاظت از دارایی های ارزشمند دانش در برابر دسترسی غیرمجاز، سوء استفاده یا از دست دادن تمرکز دارد. ممکن است شامل اقداماتی مانند مدیریت مالکیت معنوی، اقدامات امنیتی داده ها و توافق نامه های محرمانه باشد.

سازمان ها ممکن است ترکیبی از این استراتژی ها را بر اساس نیازها، اهداف و زمینه سازمانی خاص خود اتخاذ کنند. استراتژی‌های مدیریت دانش مؤثر با استراتژی کلی کسب‌وکار همسو هستند و با فرهنگ، فرآیندها و چشم‌انداز فناوری سازمان تنظیم می‌شوند.

جوایز و استانداردهای مدیریت دانش

استانداردها و جوایز مدیریت دانش (KM) توسط سازمان‌ها و مؤسسات مختلف برای ارائه دستورالعمل‌ها، بهترین شیوه‌ها و به رسمیت شناختن برتری در شیوه‌های مدیریت دانش ایجاد می‌شوند. هدف این استانداردها و جوایز ارتقای پذیرش استراتژی‌ها، فرآیندها و فناوری‌های مدیریت دانش موثر و همچنین تشویق سازمان‌ها به بهبود مستمر قابلیت‌های مدیریت دانش است. در اینجا برخی از استانداردها و جوایز قابل توجه مدیریت دانش آورده شده است:

برخی استانداردها در حوزه مدیریت دانش:

ISO 30401:2018 – سیستم های مدیریت دانش – الزامات: این استاندارد بین المللی دستورالعمل ها و الزامات را برای استقرار، پیاده سازی، حفظ و بهبود مستمر یک سیستم مدیریت دانش در یک سازمان ارائه می کند.
مدل ارزیابی قابلیت مدیریت دانش APQC (KMCAM): این مدل که توسط مرکز بهره وری و کیفیت آمریکا (APQC) ایجاد شده است، به سازمان ها کمک می کند قابلیت های KM خود را در ابعاد مختلف، مانند رهبری، فرآیندها، فناوری و فرهنگ ارزیابی کنند.
چارچوب MAKE (تحسین‌شده‌ترین شرکت‌های دانش): چارچوب MAKE که توسط Teleos توسعه یافته است، مجموعه‌ای از اصول و بهترین شیوه‌ها را برای سازمان‌ها فراهم می‌کند تا شیوه‌های مدیریت دانش خود را محک زده و بهبود بخشند.
KMCI (شاخص قابلیت مدیریت دانش): این چارچوب که توسط موسسه مدیریت دانش (KMI) ایجاد شده است، به سازمان ها کمک می کند تا قابلیت های KM خود را ارزیابی کنند و راهنمایی هایی برای بهبود ارائه می دهد.
KM3 (مدل بلوغ مدیریت دانش): این مدل که توسط زیمنس توسعه یافته است، چارچوبی برای ارزیابی بلوغ شیوه های مدیریت دانش سازمان در سطوح مختلف ارائه می دهد.

برخی جوایز در حوزه مدیریت دانش سازمان:

جایزه MAKE: جایزه MAKE که توسط Teleos ارائه می‌شود، سازمان‌هایی را می‌شناسد که در شیوه‌های مدیریت دانش و نوآوری برتری دارند.
جایزه جهانی MIKE (نوآورترین شرکت دانش): این جایزه که توسط کنگره جهانی مدیریت دانش سازماندهی شده است، سازمان هایی را که ابتکارات مدیریت دانش نوآورانه و موثری را اجرا کرده اند، قدردانی می کند.
جوایز تعالی مدیریت دانش APQC: ارائه شده توسط مرکز بهره وری و کیفیت آمریکا (APQC)، این جوایز سازمان هایی را که به نتایج قابل توجهی دست یافته اند و بهترین شیوه ها را در مدیریت دانش نشان داده اند، می شناسند.
جوایز جهانی KM: این جوایز که توسط مجله KM World سازماندهی می شود، سازمان ها، محصولات و افرادی را که سهم قابل توجهی در زمینه مدیریت دانش داشته اند، قدردانی می کند.
جوایز KMCI: این جوایز توسط مؤسسه مدیریت دانش (KMI) ارائه می‌شود، این جوایز سازمان‌هایی را که در جنبه‌های مختلف مدیریت دانش، مانند استراتژی، فرهنگ و فناوری برتری نشان داده‌اند، قدردانی می‌کند.
جوایز واقعیت KM: این جوایز که توسط گروه آرک سازماندهی می شود، سازمان هایی را که با موفقیت ابتکارات مدیریت دانش را اجرا کرده اند و به نتایج قابل اندازه گیری دست یافته اند، قدردانی می کند.

این استانداردها و جوایز به عنوان معیار و شناسایی برای سازمان های متعهد به تعالی مدیریت دانش عمل می کنند. آنها راهنمایی، بهترین شیوه‌ها و بستری برای نمایش و یادگیری از ابتکارات موفقیت‌آمیز مدیریت دانش ارائه می‌کنند و باعث بهبود مستمر و نوآوری در زمینه مدیریت دانش می‌شوند.

سیستم و نرم افزار مدیریت دانش

سیستم مدیریت دانش (KMS) چارچوبی برای مدیریت ایجاد، اشتراک و استفاده از دانش و اطلاعات یک سازمان است. اجزای کلیدی KMS عبارتند از:

جذب دانش: فرآیندها و فن آوری ها برای شناسایی، جمع آوری و ذخیره دانش سازمانی، از جمله اسناد، داده ها، تخصص و بهترین شیوه ها.
سازماندهی دانش: ساختار و دسته‌بندی دارایی‌های دانش به‌منظور جستجو و دسترسی آسان به آن‌ها و طبقه بندی و هستی شناسی برای تسهیل کشف دانش.
به اشتراک گذاری دانش: ایجاد امکان توزیع و تبادل دانش بین کارکنان، تیم ها و بخش ها و ارائه ابزارهای همکاری، کانال های ارتباطی و ویژگی های شبکه های اجتماعی.
کاربرد دانش: تسهیل استفاده از دانش برای بهبود تصمیم گیری، حل مسئله و نوآوری و ادغام دانش در فرآیندها و گردش کارها.
حفظ دانش: حفظ دانش سازمانی و جلوگیری از هدر رفتن آن در اثر جابجایی کارکنان یا عوامل دیگر و اجرای فرآیندهای کدگذاری دانش، بایگانی و حافظه نهادی.

اهداف اولیه KMS عبارتند از:

بهبود کارایی و بهره وری سازمانی با بهره گیری از دانش موجود.
افزایش همکاری و اشتراک دانش در سراسر سازمان.
کاهش خطر از دست دادن دانش و اطمینان از تداوم کسب و کار.
پرورش نوآوری و یادگیری مستمر از طریق استفاده مؤثر از دانش.

پیاده‌سازی موفقیت‌آمیز KMS اغلب شامل ترکیبی از افراد، فرآیندها و فناوری، از جمله سیستم‌های مدیریت محتوای سازمانی، پلتفرم‌های همکاری، دایرکتوری‌های متخصص و پایگاه‌های دانش است. طراحی و اجرای KMS باید با اهداف استراتژیک سازمان و عوامل فرهنگی هماهنگ باشد تا از پذیرش و اثربخشی آن اطمینان حاصل شود.

نرم افزار مدیریت دانش به ابزارها و برنامه های مختلف طراحی شده برای پشتیبانی از عملکردهای کلیدی یک سیستم مدیریت دانش (KMS) اشاره دارد. برخی از نمونه های رایج نرم افزار مدیریت دانش عبارتند از:

سیستم های مدیریت اسناد (DMS)
سیستم های مدیریت محتوا (CMS)
پلتفرم های جستجوی سازمانی
همکاری و ابزارهای ارتباطی
دایرکتوری های متخصص و صفحات زرد
پایگاه های دانش و ویکی ها
هوش تجاری و ابزارهای تجزیه و تحلیل.
چت ربات های هوشمند و دستیاران مجازی

انتخاب و پیاده‌سازی نرم‌افزار مدیریت دانش باید بر اساس نیازهای خاص سازمان، زیرساخت‌های فناوری موجود و نتایج مطلوب ابتکار مدیریت دانش باشد. نرم‌افزار مدیریت دانش مؤثر می‌تواند به سازمان‌ها کمک کند تا دانش جمعی خود را به نحو مؤثرتری جذب، سازماندهی، به اشتراک بگذارند و از آن بهره ببرند.

در ادامه چند نرم افزار محبوب و پرکاربرد مدیریت دانش معرفی شده است:

شیرپوینت مایکروسافت:

- بستری جامع برای مدیریت محتوا، همکاری و به اشتراک گذاری دانش.
- ویژگی هایی مانند کتابخانه های اسناد، ویکی ها، وبلاگ ها و جستجوی سازمانی را ارائه می دهد.

Confluence (توسط Atlassian):

- یک فضای کاری مشترک و ابزار ویکی برای تیم ها برای ایجاد، سازماندهی و به اشتراک گذاری دانش.
- پشتیبانی از انواع محتوا، از جمله صفحات، پست های وبلاگ و ابزارهای مدیریت پروژه.

Google Workspace (G Suite سابق):

- مجموعه ای از ابزارهای بهره وری و همکاری مبتنی بر ابر، از جمله Google Drive، Google Docs و Google Sites.
- امکان همکاری بلادرنگ و اشتراک دانش بین تیم ها را فراهم می کند.

Slack:

- یک پلت فرم ارتباطی و همکاری تیمی محبوب که می تواند برای به اشتراک گذاری دانش استفاده شود.
- ویژگی هایی مانند کانال ها، اشتراک گذاری فایل و ادغام با ابزارهای دیگر را ارائه می دهد.

راهنمای Zendesk:

- پایگاه دانش و راه حل پورتال سلف سرویس برای پشتیبانی مشتری و مدیریت دانش داخلی.
- امکان ایجاد و مدیریت مقالات راهنما، سوالات متداول و سایر منابع دانش را فراهم می کند.

ترندهای (روندهای) مدیریت دانش در سال‌های اخیر

برخی از روندهای اخیر مدیریت دانش به صورت می‌باشند:

هوش مصنوعی و یادگیری ماشین: سازمان‌ها به طور فزاینده‌ای از هوش مصنوعی و فناوری‌های یادگیری ماشین برای خودکارسازی فرآیندهای جمع‌آوری، طبقه‌بندی و بازیابی دانش استفاده می‌کنند.
کار از راه دور و ابزارهای همکاری: ظهور کار از راه دور، پذیرش پلتفرم های همکاری و ابزارهای اشتراک دانش را برای تسهیل ارتباطات و اشتراک اطلاعات بین تیم های راه دور تسریع کرده است.
شخصی‌سازی و زمینه‌سازی: سیستم‌های مدیریت دانش بیشتر شخصی‌سازی می‌شوند و زمینه‌سازی می‌شوند و از داده‌ها و اولویت‌های کاربر برای ارائه اطلاعات مرتبط به کارمندان استفاده می‌کنند.
یادگیری اجتماعی و جوامع عملی: سازمان ها در حال ترویج یادگیری اجتماعی و ایجاد جوامع عملی برای تسهیل به اشتراک گذاری دانش و همکاری بین کارکنان هستند.
تجزیه و تحلیل داده ها و بینش ها: سیستم های مدیریت دانش قابلیت های تجزیه و تحلیل داده ها را برای ارائه بینشی در مورد استفاده از دانش، روندها و شکاف ها یکپارچه می کنند و به سازمان ها در تصمیم گیری آگاهانه کمک می کنند.
فرهنگ به اشتراک گذاری دانش: سازمان ها بر ایجاد فرهنگ اشتراک دانش با تشویق و پاداش دادن به کارکنان برای به اشتراک گذاشتن تخصص و بهترین شیوه ها تمرکز می کنند.
مدیریت دانش موبایل: با استفاده روزافزون از دستگاه‌های تلفن همراه، سازمان‌ها در حال توسعه راه‌حل‌های مدیریت دانش سازگار با موبایل هستند تا کارمندان را قادر به دسترسی و اشتراک‌گذاری دانش در حال حرکت کنند.

شرکت‌های مشاوره فعال در زمینه پیاده‌سازی مدیریت دانش

در اینجا برخی از شرکت های مشاوره برتر که در پیاده سازی مدیریت دانش تخصص دارند آورده شده است:

Accenture: یک شرکت خدمات حرفه ای جهانی که طیف گسترده ای از خدمات مشاوره از جمله استراتژی مدیریت دانش، پیاده سازی و بهینه سازی را ارائه می دهد.
Deloitte: یک شبکه خدمات حرفه ای چند ملیتی که خدمات مشاوره مدیریت دانش، از جمله مدیریت محتوا، پلت فرم های همکاری و استراتژی های اشتراک دانش را ارائه می دهد.
KPMG: شبکه ای جهانی از شرکت های خدمات حرفه ای که مشاوره مدیریت دانش را با تمرکز بر زمینه هایی مانند نقشه برداری دانش، مدیریت محتوا و یادگیری سازمانی ارائه می دهد.
McKinsey & Company: یک شرکت مشاوره مدیریت معتبر که خدمات مدیریت دانش، از جمله جذب دانش، به اشتراک گذاری، و اهرم برای مزیت رقابتی را ارائه می دهد.
PwC (PricewaterhouseCoopers): یک شبکه خدمات حرفه ای چند ملیتی که مشاوره مدیریت دانش را با تخصص در زمینه هایی مانند تصمیم گیری مبتنی بر دانش و مدیریت سرمایه فکری ارائه می دهد.
Capgemini: یک شرکت مشاوره و خدمات فناوری جهانی که مشاوره مدیریت دانش، از جمله ممیزی دانش، پلتفرم های اشتراک دانش، و تحول کسب و کار مبتنی بر دانش را ارائه می دهد.
Ernst & Young (EY): یک شرکت خدمات حرفه ای جهانی که مشاوره مدیریت دانش را با تمرکز بر حوزه هایی مانند جذب، حفظ و استفاده مجدد از دانش ارائه می دهد.
Bain & Company: یک شرکت مشاوره مدیریت جهانی که مشاوره مدیریت دانش را با تمرکز بر استفاده از دانش برای مزیت استراتژیک ارائه می دهد.

این شرکت‌ها در ارزیابی نیازهای مدیریت دانش سازمان، طراحی و پیاده‌سازی سیستم‌ها و فرآیندهای مدیریت دانش و کمک به ایجاد فرهنگ اشتراک دانش در سازمان، تخصص عمیقی دارند.

مدیریت دانش در ایران

مدیریت دانش در ایران در سال‌های اخیر در حال تحول بوده و سازمان‌های بخش دولتی و خصوصی اهمیت مدیریت مؤثر دارایی‌های دانش خود را تشخیص داده‌اند. در اینجا چند نکته کلیدی در مورد شیوه های مدیریت دانش در ایران آمده است:

آگاهی و پذیرش: آگاهی روزافزونی در بین سازمان های ایرانی در مورد مزایای مدیریت دانش، به ویژه در بخش هایی مانند فناوری اطلاعات، مخابرات، تولید و نفت و گاز وجود دارد. با این حال، پذیرش شیوه‌های مدیریت دانش رسمی در مقایسه با اقتصادهای توسعه‌یافته‌تر هنوز نسبتاً کم است.
ابتکارات دولت: دولت ایران اقداماتی را برای ارتقای مدیریت دانش انجام داده است. به عنوان مثال، وزارت علوم، تحقیقات و فناوری مراکز مدیریت دانش را برای حمایت از دانشگاه ها و مؤسسات تحقیقاتی در مدیریت دارایی های دانشی خود ایجاد کرده است.
پلتفرم های اشتراک دانش: سازمان های ایرانی، اعم از دولتی و خصوصی، شروع به توسعه پلتفرم ها و پورتال های اشتراک دانش داخلی برای تسهیل در جذب، ذخیره سازی و انتشار دانش در داخل سازمان کرده اند.
آموزش مدیریت دانش: برخی از دانشگاه‌های ایران، مانند دانشگاه تهران و دانشگاه صنعتی شریف، دوره‌ها و برنامه‌هایی را در زمینه مدیریت دانش ارائه می‌دهند و به ایجاد مجموعه‌ای از متخصصان با مهارت‌های مرتبط کمک می‌کنند.
چالش ها و موانع: ایران هنوز در اجرای شیوه های مدیریت دانش موثر با چالش های متعددی مواجه است، مانند:

- موانع فرهنگی برای اشتراک دانش
- سرمایه گذاری محدود در فناوری ها و زیرساخت های مدیریت دانش
- فقدان راهبردهای مدیریت دانش و چارچوب های حاکمیتی
- مشکلات در گرفتن و حفظ دانش ضمنی

گرایش های نوظهور: برخی از گرایش های نوظهور مدیریت دانش در ایران عبارتند از:

- افزایش تمرکز بر استفاده از رسانه های اجتماعی و ابزارهای مشارکتی برای به اشتراک گذاری دانش
- علاقه فزاینده به داده های بزرگ و تجزیه و تحلیل برای حمایت از تصمیم گیری دانش محور
- تلاش برای توسعه چارچوب ها و استانداردهای مدیریت دانش متناسب با شرایط ایران

دستورالعمل و نظام‌نامه مدیریت دانش در دستگاه های اجرایی

شورای عالی اداری در جلسه 186 مورخ ۱۳۹۹/۹/۲۴ بنا به پیشنهاد سازمان اداری و استخدامی کشور، «دستورالعمل مدیریت دانش در دستگاه های اجرایی» را تصویب نمود. این دستورالعمل در ۶ ماده و ۲ تبصره تأیید و از تاریخ ابلاغ، لازم الاجرا است.

دستورالعمل مدیریت دانش در دستگاه‌های اجرایی بر اساس و همراستا با الزامات قانونی زیر تهیه و ابلاغ گردیده است:

بند ۱۶ سیاست های کلی نظام اداری ابلاغی از سوی مقام معظم رهبری مبنی بر دانش بنیان کردن نظام اداری از طریق به کارگیری اصول مدیریت دانش و یکپارچه سازی اطلاعات
بند ۲ـ۱ سیاست های کلی علم و فناوری مبنی بر مدیریت دانش و پژوهش و انسجام بخشی در سیاست گذاری، برنامه ریزی و نظارت راهبردی در حوزه علم و فناوری
بندهای ۸ و ۱۱ ماده ۱۱۵ قانون مدیریت خدمات کشوری و در راستای عملیاتی کردن برنامه پنجم برنامه جامع اصلاح نظام اداری ـ دوره دوم (موضوع تصویب نامه شماره ۳۰۲۵۹۶ تاریخ ۱۳۹۷/۶/۱۴ شورای عالی اداری)

جهت دانلود دستورالعمل مدیریت دانش در دستگاه‌های اجرایی اینجا کلیک نمایید.

همچنین در راستای پیاده‌سازی این دستورالعمل، نظام نامه مدیریت دانش در دستگاه‌های اجرایی نیز تدوین و طی مصوبه شماره ۳۸۶۰۵۶ تاریخ ۲۷/۱۰/۱۳۹۹ شورای عالی اداری ابلاغ گردیده است. در این نظام‌نامه، مدل مدیریت دانش در دستگاه‌های اجرایی کشور به صورت زیر مشخص شده است:

جهت دانلود نظام نامه مدیریت دانش در دستگاه‌های اجرایی اینجا کلیک نمایید.

قانون حمایت از شرکت‌های دانش بنیان

قانون حمایت از شرکت‌ها و مؤسسات دانش‌بنیان و تجاری‌سازی نوآوری‌ها و اختراعات مشتمل بر 13 ماده و 6 تبصره در تاریخ ۵ آبان ۱۳۸۹ جهت دستیابی به اقتصاد دانش‌بنیان، به تصویب مجلس رسید و پس از تأیید شورای نگهبان در تاریخ ۳۰/۸/۸۹ جهت اجرا به مجلس شورای اسلامی ابلاغ شد.

شرکت‌های دانش‌بنیان در ایران شرکت‌هایی هستند که بر اساس دانش، فناوری و نوآوری‌های جدید تأسیس شده‌اند. این شرکت‌ها معمولاً از ایده‌ها و پروژه‌های تحقیقاتی نخبگان دانشگاهی یا محققان و کارآفرینان مستقل نشأت می‌گیرند. هدف اصلی این شرکت‌ها تبدیل دانش و تحقیقات به محصولات و خدمات قابل عرضه در بازار است. این شرکت‌ها ممکن است با حمایت‌های دولتی یا خصوصی تأسیس شوند و برخی از مزایای مالی و مالیاتی خاصی برای آن‌ها در نظر گرفته شود تا به رشد و توسعه‌ی پایدار دست یابند.

دانش‌بنیان در ایران شرکت یا مؤسسه خصوصی یا تعاونی است که به‌منظور هم‌افزایی علم و ثروت، توسعه اقتصاد دانش‌محور، تحقق اهداف علمی و اقتصادی شامل گسترش، کاربرد نوآوری و تجاری‌سازی نتایج حاصل از تحقیق و توسعه در حوزهٔ فناوری‌های پیشرفته، با ارزش افزوده فراوان و براساس معیارهای موردنظر قانون تأیید می‌شود.

در مجموع، در حالی که مدیریت دانش در ایران هنوز در مراحل نسبتاً اولیه توسعه قرار دارد، اهمیت آن و تغییر تدریجی به سمت رویکردهای سیستماتیک و استراتژیک تر برای مدیریت دانش سازمانی به رسمیت شناخته شده است.

نویسنده

روزبه امیری

دانش آموخته مقطع دکتری دانشگاه علم و صنعت در رشته مهندسی صنایع گرایش برنامه‌ریزی و تحلیل سیستم‌ها با بیش از 20 عنوان مقالات علمی و نشریات بین المللی و همچنین 15 سال سابقه کار در حوزه‌های مدیریت استراتژیک، تحقیق و توسعه، مدیریت دانش و تحول راهبردی.