بسیاری اغلب این سه عبارت را اشتباه می‌گیرند: فرآیند کسب و کار (Business Process)، روش اجرایی (Procedure) و دستورالعمل کاری (Work Instruction). در واقع، اکثر مردم دستورالعمل‌های کاری را می‌نویسند، آنها را روش اجرایی می‌نامند و یک روش اجرایی را به عنوان یک فرآیند تعریف می‌کنند. در این مقاله به ارائه تفاوت میان فرایند کسب و کار، روش اجرایی و دستورالعمل کاری می‌پردازیم تا متوجه شوید چه زمانی از کدام اصطلاح در مدیریت کیفیت کسب و کارتان استفاده کنید.
فرایند کسب و کار چیست؟
استاندارد ISO 9001:2015 (سیستم‌های مدیریت کیفیت – مبانی و واژگان) مفهوم فرآیند کسب و کار را اینگونه تعریف می‌کند: “مجموعه ای از فعالیت‌های مرتبط یا متقابل که ورودی‌ها را به خروجی تبدیل می‌کند”. می‌توان با گفتن اینکه یک فرآیند، دنباله ای از فعالیت‌ها با ترتیب تحقق در زمان است، که یک ورودی داده شده را به یک خروجی (نتیجه، یک محصول) تبدیل می‌کند، می‌توان چیز بیشتری را تعیین کرد. هر فعالیت یا مجموعه ای از فعالیت‌ها که از منابع برای تبدیل عناصر ورودی به نتایج استفاده می‌کند، می‌تواند به عنوان یک فرآیند در نظر گرفته شود.
فرآیندهای کسب و کار بر اساس استاندارد مدل و نماد فرآیند کسب و کار (BPMN) مدل‌سازی می‌شوند که منعکس‌کننده شروع فرآیند، مسئولیت‌های فعالیت‌ها، جریان‌های دنباله‌ای با تمام مسیرهای ممکن (برای جمع‌آوری تمام استثناها از طریق نقاط تصمیم)، فعالیت‌ها به نقش‌هایی که هر فعالیت را اجرا می‌کنند، رویدادهایی که در فرآیند رخ می‌دهند و نهایی‌سازی (یک یا چند رویداد نهایی) فرآیند انجام شود.
روش اجرایی (رویه) چیست؟
روش اجرایی را با فرآیند نباید اشتباه گرفت. ISO 9001: 2015 می‌گوید که یک رویه عبارت است از: “روش مشخص برای انجام یک فعالیت یا یک فرآیند”. وقتی فرآیندی دارید که باید به روشی خاص اتفاق بیفتد و نحوه انجام آن را مشخص می‌کنید، یک رویه دارید. این روش اجباری است و برای توسعه هر سیستم مدیریت کیفیت ضروری است. لطفاً توجه داشته باشید که همه فرآیندها نیازی به یک رویه ندارند و ممکن است همان فرآیند یک یا چند رویه را مرتبط کرده باشد. یک رویه با توجه به نیاز به جزئیات روش خاص انجام فعالیت‌ها توسط مسائل قانونی، انطباق با مقررات یا سیاست‌های شرکت تعیین می‌شود.
رویه‌ها برای آن دسته از فعالیت‌هایی استفاده می‌شوند که در آن چندین عملیات مرتبط هستند و افراد یا بخش‌های مختلف شرکت درگیر هستند (به عنوان مثال، روش اجرایی ارائه مدل‌های مالی در خزانه‌داری، روش اجرایی خرید، روش اجرایی ارزیابی تامین‌کننده، روش اجرایی اتوماسیون فاکتورها، روش اجرایی ریسک…).
دستورالعمل چیست؟
دستورالعمل‌های کاری اسنادی هستند که به طور واضح و دقیق روش صحیح انجام برخی وظایف را توصیف می‌کنند که در صورت عدم انجام به روش تعیین شده ممکن است باعث ناراحتی یا آسیب شود. یعنی مراحلی را که برای انجام صحیح هر فعالیت یا کار خاصی باید طی شود، توصیف، دیکته یا تعیین کنید. به عنوان مثال، سند منطقه خرید که مستندات اعتباربخشی هزینه را که باید توسط کارمند در یادداشت هزینه خود ارائه شود و مراحل ارائه هزینه‌های ماهانه خود را شرح می‌دهد. این دستورالعمل کاری به فعالیت “ارسال یادداشت هزینه” مرتبط می‌شود. دستورالعمل‌های کاری عمدتاً بر توضیح چگونگی انجام یک فعالیت خاص متمرکز است و اجباری است. دستورالعمل‌های کاری برای توصیف یک عملیات خاص، که معمولاً با یک کار مرتبط است، استفاده می‌شود. اگر آنها اجباری نیستند، ما در مورد راهنمای کار صحبت می‌کنیم.
تفاوت میان فرایند کسب و کار، روش اجرایی و دستورالعمل کاری
در جدول زیر، به بیان تفاوت‌های میان سه مفهوم فرایند کسب و کار، روش اجرایی و دستورالعمل‌های کاری می‌پردازیم.
BPM به اجرای فرآیندهای کسب و کاری برای دستیابی به انطباق با سیستم مدیریت کیفیت کمک می‌کند تا سازمان تمام اطلاعات مستند (سوابق اجباری) را برای ممیزی کیفیت ISO نگه دارد. یک رویه معمولاً در یک سند Word توصیف می‌شود، اما می‌تواند شامل نمودار کامل در BPMN باشد که فعالیت‌های مختلفی را که باید انجام شود در سطح بالایی توضیح می‌دهد. استاندارد ISO 9001 نیازمند رویه‌های مستند برای برنامه‌ریزی، عملیات و کنترل مؤثر فرآیندها در سیستم مدیریت کیفیت یک شرکت است که شامل اطلاعات مستند لازم برای پشتیبانی از عملیات فرآیندها می‌شود. دستورالعمل‌های کاری برای یک سیستم مبتنی بر ISO 9001 اختیاری است، اما عموماً برای عملیات ثابت گنجانده شده است. دستورالعمل‌ها برای ارائه دستورالعمل‌ها در یک دنباله کاری منطقی نوشته شده اند.
در جدول زیر، تفاوت دستورالعمل و روش اجرایی به تفصیل بررسی شده است.
سخن آخر
فرآیند کسب و کار BPMN در صورت لزوم توسط رویه‌هایی برای انطباق قانونی یا نظارتی اجباری یا سیاست‌های شرکت پشتیبانی می‌شود. و با دستورالعمل‌های کاری پشتیبانی می‌شود تا مراحل اجباری را در آن فعالیت‌هایی که به آن نیاز دارند دنبال کنید. برای کسب اطلاعات بیشتر و یا دریافت خدمات مشاوره ما در این خصوص، با متخصصان ما تماس بگیرید.
♦♦ برای آشنایی بیشتر با این مفاهیم، مقاله آشنایی با مفاهیم فرایند، دستورالعمل، آیین‌نامه، روش اجرایی، فرم و فرمت را بخوانید.
منبع: Medium.com
