اگر در حال ایجاد یا اداره یک کسب و کار هستید، می‌خواهید مطمئن شوید که سیاست‌های حاکمیت شرکتی خوبی دارید تا از مشکلات احتمالی که می‌تواند کسب‌وکار شما را به هم بزند، اجتناب کنید. در این مقاله به معرفی ابزارهای حاکمیت شرکتی می‌پردازیم که در عین سادگی، به اعضای هیأت مدیره و مدیران اجرایی کمک می‌کند تا مسئولیت‌های راهبری خود را به سرانجام برسانند.
باید در نظر داشت که راه حل آسانی برای راهبری وجود ندارد. فرآیند پیاده‌سازی فرهنگ سازمانی مثبت و سازنده سریع نیست و نیاز به سرمایه‌گذاری واقعی دارد. بهره‌گیری درست از ابزارهای حاکمیت شرکتی مدیریت سازمان را تا حد زیادی بهبود می‌بخشد، تضمین می‌کند که همه ذینفعان در شرکت از قوانین پیروی می‌کنند و هر تصمیمی با در نظر گرفتن مصلحت شرکت گرفته میشود.
1. پرسشنامه‌ها و ثبت منافع
اعضای هیأت مدیره باید پیش از ورود به شرکت، باید منافع و دارایی‌های مالی خود را ثبت کنند. این ثبت توسط یک نهاد مرضی‌الطرفین و قانونی ثبت و نگهداری میشود. این منافع و دارایی‌های ثبت شده به طور بالقوه ممکن است به صورت غیراخلاقی یا غیرقانونی بر وظایف رسمی عضو مربوطه اثرگذار باشد. با این فرایند می‌توان اطمینان حاصل کرد که منافع هیأت مدیره همسو میشود و از تضاد با منافع شرکت جلوگیری میشود.
هر شرکتی باید سوابق منافع مالی هیأت مدیره خود را ثبت و سالانه آنها را به روز کند تا از اعمال منفعت شخصی خودداری کند. برای انجام این کار، تعدادی ابزار وجود دارد که محبوب‌ترین آنها پرسشنامه مدیران و مسئولان (Directors’ and Officers) است که به اختصار D&O نامیده میشود.
این پرسشنامه سوابق، استقلال و تضاد منافع مدیران را دنبال می‌کند. از نظر اهمیت نظارتی و امانتداری، پرسشنامه D&O در تعیین تضاد منافع و استقلال حیاتی است. اجرای فرآیند پرسشنامه D&O بخشی از مسئولیت متخصصان حاکمیت شرکتی است تا به موفقیت هیأت مدیره کمک کنند.
2. ارزیابی هیأت مدیره
ابزار مهم دیگر ارزیابی هیأت مدیره است. این ارزیابی‌ها جهت شناسایی نقاط ضعف و برنامه‌ریزی برای سال آینده بکار گرفته می‌شوند.
“بازخورد مدیران با ارزیابی‌های منطبق با نیازها و فرهنگ سازمان می‌توانند به اقدام استراتژیک تبدیل شود. به علاوه، ارزیابی‌های هیأت مدیره به سازمان‌ها در شناسایی چشم‌اندازهای رشد کمک می‌کند تا از طریق آنها برنامه‌ها و اقدام‌های عملیاتی سال آینده را تعیین و ایجاد کنند. سوالات ارزیابی‌ها به طور مکرر هر سال با توجه به رویدادهای جاری و تحولات اجتماعی بازبینی می‌شوند و به سرعت در فرایند اجرا قرار گرفته و به اطلاع تیم راهبری می‌رسد.
♦♦ برای آشنایی بیشتر با مفهوم حاکمیت شرکتی، مقاله حاکمیت شرکتی (راهبری شرکتی) چیست؟ را بخوانید.
3. پورتال هیأت مدیره
پورتال هیأت مدیره، که هر ساله محبوب‌تر می‌شوند، برای تسریع عملیات حاکمیت شرکتی، افزایش کارایی و بهبود اثربخشی جلسات طراحی شده است. پورتال هیأت مدیره نه تنها مطالب جلسات را در خود ذخیره می‌کند، بلکه به عنوان یک مخزن واحد برای سوابق گزارش‌های مالی، برنامه‌های استراتژیک و مستندات جلسه‌ها مانند منشور کمیته، آیین‌نامه‌ها و گواهینامه‌ها نقش استراتژیکی دارد.
4. شرح وظیفه
شرح وظیفه به عنوان یکی از ابزارهای حاکمیت شرکتی، برای هیأت مدیره به عنوان یک تیم، اعضای هیأت مدیره، مسئولان دفتر و مدیر عامل ضروری است. تدوین و ابلاغ شرح وظایف به اعضای بالقوه و جدید هیأت مدیره قبل از انتصاب تضمین می‌کند که متوجه می‌شوند از آنها چه انتظاری می‌رود و چه مسئولیت‌هایی را پذیرفته‌اند. برقراری ارتباط میان شرح وظایف و فرآیند ارزیابی اعضای هیأت مدیره به روشن شدن رفتارهای مؤثر و رفع هرگونه ابهام و شکافی کمک می‌کند. شرایط مکتوب مرجع به کمیته‌ها کمک می‌کند تا بتوانند ارزیابی کنند که آیا اعضا وظایف خود را در سطح هیأت مدیره انجام می‌دهند و با نقش های کارکنان ارشد همپوشانی ندارند.
5. تعطیلات کاری هیأت مدیره
تعطیلات کاری هیأت مدیره (Board away day) فرصتی برای هیأت مدیره است تا به عنوان یک تیم در محیطی خارج از جلسات معمول هیأت مدیره کار کنند. اغلب در این روز برنامه استراتژیک در نظر گرفته میشود که برای شناسایی اهداف و شکاف‌های مهارتی هیأت مدیره و آموزش اعضای هیأت مدیره مفید است. نکته بسیار مهم این است که همه اعضای هیأت مدیره برای تعیین جهت استراتژیک سازمان حاضر باشند؛ بنابراین از خالی بودن برنامه همه اعضا در آن روز اطمینان حاصل کنید.
تعطیلات کاری هیأت مدیره یکی از ابزارهای حاکمیت شرکتی است که تفکر خارج از چارچوب را تشویق، روحیه ایجاد و روابط داخلی بهتری ایجاد می‌کند و می‌تواند اهداف اعضا و شکاف‌های مهارتی را شناسایی کند.
♦♦ پیشنهاد می‌کنیم مقاله مدل‌های حاکمیت شرکتی را نیز بخوانید.
6. تقویم حاکمیتی
تنظیم تاریخ تمام جلسات هیأت مدیره در سال و اطمینان از اینکه همه اقدامات مهم شما به ترتیب منطقی ترسیم شده اند می‌تواند تفاوت بزرگی ایجاد کند. ارائه گزارش‌های لازم به نهادهای قانونی، پایش تغییرات در کارکنان کلیدی، عزل، نصب و یا بررسی استعفای مدیران از جمله مواردی است که در این جلسات باید بررسی شوند.
با توافق بر سر تاریخ همه جلسات هیأت مدیره و کمیته، اعضا مشارکت بیشتری خواهند داشت و کمیته‌ها می‌توانند به موقع به هیأت مدیره گزارش دهند. تقویم حاکمیتی را می‌توان با تاریخ‌های انتشار مقالات و جلسات رئیس و مدیرعامل برای توافق بر سر دستور کار و گزارش‌ها مرتبط کرد. این به نوبه خود آماده سازی مؤثر را ممکن می‌کند، که کلید کیفیت جلسات است.
داشتن تقویم حاکمیتی خوب به عنوان یکی از ابزارهای حاکمیت شرکتی به نفع شرکت است. وقتی تاریخ‌های مهم و سررسیدها ثبت می‌شوند و از قبل به شما یادآوری میشود، موارد کمتری فراموش می‌شوند و آشفتگی‌های کمتری به وجود می‌آید.
7. آیین‌نامه رفتاری
برای اینکه آیین‌نامه رفتاری واقعاً مؤثر باشد، باید توسط خود هیأت مدیره طراحی شود و به طور فیزیکی توسط هر یک از اعضای آن امضا شود تا از ایجاد احساس مالکیت از سوی اعضا اطمینان حاصل شود. آیین‌نامه رفتارهای مهم اتاق هیأت مدیره را راهنمایی می‌کند، حضور در جلسه، گوش دادن محترمانه، دادن و دریافت نظرات، همه این موارد توسط آیین‌نامه رفتاری کنترل میشود. این امر می‌تواند به طور قابل توجهی به افزایش اعتماد کمک کند، که یکی از اجزای حیاتی یک هیأت مدیره با عملکرد بالا است. به عبارت دیگر، تنظیم آیین‌نامه رفتاری مدون بهترین راه حمایت از حاکمیت شرکتی است.
وقتی کسب‌وکارها ابزارهای حاکمیت شرکتی مناسبی را پیاده‌سازی و اتخاذ می‌کنند، در مسیر راهبری موفقیت‌آمیز کسب و کار قدم برداشته‌اند زیرا این ابزارها به حمایت از مقاصد و اهداف آن کسب‌وکار کمک می‌کنند.
8. طرح تفویض اختیار
طرح تفویض اختیار یکی از ابزارهای حاکمیت شرکتی مهم هر شرکت و سازمان است. این طرح، شفافیت را در خصوص نحوه تصمیم‌گیری و اقداماتی که کمیته‌ها و کارکنان می‌توانند انجام دهند، ارائه می‌دهد. طرح تفویض اختیار تضمین می‌کند که کارکنان ارشد در انجام کارهای روزمره خود احساس راحتی و تعلق خاطر می‌کنند و در عین حال هیچ تردیدی درخصوص دیدگاه هیأت مدیره ندارند.
9. گزارش ESG و مدیریت داده
در رویکردهای جدید راهبری شرکتی، تمرکز گسترده‌ای بر مسائل زیست‌محیطی، اجتماعی و حاکمیتی (environmental, social, and governance (ESG)) دارد؛ به‌ویژه محیط‌زیست، عدم استفاده از سوخت‌های فسیلی و اجتماعی، که شامل مدیریت سرمایه انسانی و تنوع، شمول و تعلق داده‌ها است.
ESG به عنوان یکی از ابعاد توسعه پایدار به یک ترند اصلی جهانی تبدیل شده است که بر شرکت‌ها تأثیر می‌گذارد. با بهره‌گیری از پلت‌فرم‌های گزارش‌دهی و مدیریت داده، شرکت‌ها می‌توانند روش جمع‌آوری، ارزیابی، گزارش و افشای داده‌های ESG را ساده کنند.
مجموعه ابزارهای حاکمیت شرکتی ناربن
همواره به این نکته توجه داشته باشید که شیوه‌های حاکمیت شرکتی شما از حداقل الزامات فراتر رفته و به طور موثر از مقایسه با رویه‌های پیشرو شناخته‌شده در مجموعه جامع ابزارهای حاکمیت شرکتی شامل منشورها، سیاست‌ها و ابزارهای ارزیابی مدل، پشتیبانی می‌کند.
همه این ابزارها برای توسعه نیاز به فکر و زمان دارند. ناربن الگوها و راهنماهایی را در مورد چگونگی ایجاد تمام این اسناد حاکمیتی برای سازمان ارائه می‌دهد. استفاده از منابعی که ما ارائه می‌کنیم به شما کمک می‌کند تا کتابچه راهنمای حاکمیتی سفارشی خود را بسازید تا به طور گسترده‌ای راهبری هر سازمانی را بهبود می‌بخشد. خرید مجموعه جامع یک سرمایه‌گذاری بسیار ارزشمند برای هدایت حاکمیت اعضای هیأت مدیره به عنوان مغز متفکر سازمان و جلوگیری از بروز فاجعه است.
برای کسب اطلاعات بیشتر، سفارشی‌سازی فرم‌ها و الگوهای حاکمیت شرکتی و مشاوره با ما تماس بگیرید.
منبع: Deloitte.com
