مدیریت کسب و کار

مدیریت بهره وری و 6 راهکار برای ارتقا بهره ­وری

تعریف بهره وری

برای شناخت بهتر مدیریت بهره ­وری ابتدا باید با تعریف بهره وری آشنا شویم. به عبارت ساده، بهره وری مقدار خروجی است که در ازای یک واحد ورودی دریافت می­کنید. با این تعریف، اگر ورودی زمان باشد، می­ توانیم آن را با عبارت «کل کار انجام شده در یک واحد زمان» (که معمولا یک ساعت در نظر گرفته می­ شود) تعریف کنیم. در کار صنعتی که معمولاً شامل کار دستی است، معمولاً بهره وری را به ازای هر ساعت محاسبه می­ کنند. اما در وهله اول چرا باید به بهره وری توجه کرد؟

اهمیت پرداختن به بهره وری

فرض کنید یک کسب‌وکار را اداره می‌کنید یا افراد زیادی را مدیریت می‌کنید، و عملکرد شما به عملکرد کسانی بستگی دارد که برای شما کار می‌کنند. قاعدتاً، نتیجه ای که شما خواهید گرفت تحت تأثیر این است که زیرمجموعه شما چقدر خوب کار می کنند و خروجی آن را به شما تحویل می دهند. سیستم مدیریت بهره وری یک ساختار و چارچوب سازمانی است که به شما کمک می کند عملکرد کارکنان را ردیابی، امتیازدهی، قدردانی کرده و پاداش دهید، در نتیجه سود خود یا کسب و کار را مستقیماً از طریق ارتقا بهره وری و کیفیت یا به صورت غیرمستقیم به حداکثر برسانید. در حالت غیرمستقیم این دستاورد از طریق حفظ استعدادهای برتر، ارتقاء مهارت آنها و دادن مسئولیت های اضافی به آنها حاصل می شود.

مدیریت بهره وری

حال که مفهوم بهره وری تعریف شد، بیایید به آنچه پیرامون این مفهوم توسعه یافته است، یعنی مدیریت بهره وری، نگاه کنیم. هر سیستمی که ارتباط عملکرد را با اهداف کسب‌وکار ترسیم می‌کند، عوامل یا معیارهایی را که برای محاسبه بهره‌وری در آن مجموعه معین استفاده می‌شود را هم تعریف می‌کند. همچنین مشخص می کند مقدار هر عامل برای محاسبه باید چقدر در نظر گرفته شود و این عوامل باید تا حد امکان شفاف و بدون ابهام باشند تا از بروز تعارض در مرحله بعدی جلوگیری شود.
در ادبیات مدیریت عملیات، که در آن مدیریت تبدیل ورودی های متعدد به بسیاری از کالاها و خدمات نهایی مطرح است، مدیریت بهره وری برای اندازه گیری میزان استفاده از منابع موجود استفاده می شود. در این حوزه مدیریت بهره وری عمدتاً به 4 نوع نیروی انسانی (Labour)، سرمایه (Capital)، مواداولیه (Material) و کل عوامل (Total Factor) دسته بندی می شود. منظور از مدیریت بهره وری نیروی انسانی، کاری است که توسط نیروی انسانی به ازای هر نفر در واحد زمان انجام می‌شود و مقدار کارایی که نیروی انسانی با آن مرتبط بوده است را به شما می‌دهد. در این مقاله به مدیریت بهره وری نیروی انسانی پرداخته خواهد شد.

سیستم مدیریت بهره وری

براساس تحقیقات موسسه گالوپ، که شرکتی پیشرو در تحلیل و مشاوره جهانی است، تنها حدود 50 درصد از نیروی انسانی در مشاغل بررسی شده، به طور کامل درک می کنند که سازمان از آنها چه انتظاری دارد و نقش خاص آنها در کمک به سازمان برای دستیابی به اهدافش چیست. پر کردن این شکاف از طریق راه‌اندازی و پرورش سیستمی است که مدیران و رهبران را قادر می‌سازد در مورد عواملی که برای سنجش بهره¬وری اندازه‌گیری می‌شوند شفاف باشند، کارکنان خود را برای اندازه گیری بهره‌وری خود توانمند کنند و یک مکانیسم بازخورد و بهبود مستمر ایجاد کنند. به این سیستم، سیستم مدیریت بهره وری می گوییم.
در یک مجموعه تولیدی معمولی، محاسبه بهره وری بیشتر کارکنان بسیار آسان است. آنهایی که در بخش تولید هستند، نوعی از خروجی را برای یک ورودی معین در زمان معینی تولید می کنند. بهره وری برای این دسته از نیروی انسانی به یک فرمول ساده تبدیل می شود.

بهره وری = خروجی نسبت به زمان

اساساً بهره وری در این بخش زمان لازم برای تولید یک واحد خروجی است. دلیل این موضوع این است که در بخش تولید، عمدتاً هیچ تنوعی در محصول یا خروجی وجود ندارد. ولی در بخش کارکنان دانشی نمی توان این تعریف را داشت.
هنگام ارزیابی بهره وری کارکنان دانشی چالش هایی وجود دارد:

  • اندازه گیری ارزش دارایی تولید شده توسط یک کارمند دانشی.
  • نحوه اندازه گیری عملکرد یک کارمند زمانی که کار با همکاری سایرین انجام می شود.
  • در اغلب موارد، کار یک کارمند دانشی شامل اهداف کیفی است تا کمی.
  • کارمند دانشی باید بتواند ارتباط کار خود را با اهداف تیم یا سازمان ترسیم کند.

یک سیستم مدیریت بهره وری باید بتواند این چالش ها را حل کند. این سیستم باید عوامل دیگری غیر از زمان و کار انجام شده، مانند کیفیت، تأثیر عملکرد بر کسب و کار (هم داخلی و/یا خارجی)، عمق بینش به دست آمده و مزایای آنها را در بر بگیرد.
اکنون که می دانیم یک سیستم مدیریت بهره وری باید شامل چه مواردی باشد، بیایید چند قاعده را که سیستم باید به آنها پایبند باشد، بچینیم.

  • ارتباط کار با اهداف سازمانی یا تیمی باید ترسیم شود.
  • این سیستم باید در اندازه گیری کار انجام شده شفافیت ایجاد کند.
  • کارمند باید بتواند کار خود را با هر یک از اهداف مرتبط کند و در هر برهه از زمان کار خود را خودارزیابی کند.
  • اینکه هر هدف چقدر بر بهره وری تأثیر می گذارد نیز باید مشخص باشد. وزنی که هر هدف دارد باید به صراحت ذکر شود.

بیایید مثالی بزنیم تا آنچه در بالا مورد بحث قرار گرفت را بهتر درک کنیم.
فرض کنید برای مدیریت بهره وری یک تیم فروش، فاکتورهای زیر را برای تصمیم گیری در مورد بهره وری و وزن مربوط به هر کدام داریم:

  • معاملات انجام شده – 50%
  • کیفیت معاملات – 30%
  • آزادی عمل – 15%
  • بینش – 5%

اکنون هر عامل معیاری نامیده می شود که کارمند بر اساس آن قضاوت می شود. اعمال وزن برای امتیازات هر یک از معیارها به هر یک از کارکنان شما امتیازی نهایی برای بهره وری می دهد که اهداف شرکت شما را منعکس می کند. اینها باید به شما کمک کند چارچوبی برای ساختن سیستم مدیریت بهره وری خود داشته باشید که رهبران، مدیران و کارمندان بتوانند برای کمک به تیم یا سازمان در دستیابی به اهدافش به آن متکی باشند.

سیستم های مدیریت بهره وری

مدیریت بهره وری کل یا تی پی ام (TOTAL PRODUCTIVITY MANAGEMENT)

مدیریت بهره وری کل به سیستمی اطلاق می‌شود که فعالیت‌های بهبود مختلفی را گرد هم می آورد که در یک شرکت اجرا می‌شوند تا مدیریت ارشد را قادر سازند به اهداف کلان سازمانی دست یابد. این یک رویکرد از بالا به پایین است که با چشم انداز شرکت و اهداف گسترده شروع می شود و سپس به اهداف یا مقاصد پشتیبان آن ها در سراسر سازمان تقسیم می شود. این اهداف سپس شکل ریزدانه بیشتری به خود می گیرند که قابل ارزیابی کمی و کیفی باشند.

انواع بهره وری

در مبحث مدیریت عملیات، 4 نوع بهره وری وجود دارد:

1) بهره‌وری نیروی انسانی

این نوع از مدیریت بهره‌ وری، کارایی نیروی انسانی را در تبدیل منابع به محصولی با ارزش بالاتر می سنجد. این به معنای اندازه گیری تلاش لازم برای تولید خروجی است.

2) بهره وری سرمایه

بهره وری سرمایه، مقدار تولید حاصل شده را در مقابل سرمایه فیزیکی تزریق شده ارزیابی می کند. سرمایه فیزیکی شامل تجهیزات، ساختمان ها و سایر سخت افزارهای مورد نیاز برای تولید خروجی است.

3) بهره وری مواد اولیه

بهره وری مواد اولیه معمولاً در بخش تولید استفاده می شود. این روش میزان خروجی تولید شده در برابر ورودی مواد اولیه مورد استفاده در تولید را اندازه می گیرد. در اصل، معیاری برای اندازهگیری اتلاف است.


4) بهره وری کل عوامل

این نوع از مدیریت بهره وری علاوه بر عوامل ذکر شده در انواع قبلی، شامل اندازه گیری همه چیزهایی است که در بهره وری نیروی انسانی، سرمایه یا مواد اولیه اندازه گیری نشده است – ویژگی هایی مانند دانش، تکنیک های مدیریت یا تأثیر برنامه های بهبود. مؤلفه های بهره وری کل عوامل معمولاً منابع تغییرات بهره وری در سازمان هستند.

راهکارهای بهبود بهره وری

راهکارهای بهبود بهره وری

مدیریت می تواند از چندین اهرم برای اطمینان از افزایش مداوم بهره وری استفاده کند. شرکت مشاوره Advanced Workplace Associates که مشاوره تخصصی در حوزه فضای کاری می دهد، شش شرط را شناسایی کرده است که برآوردن آن ها به طور مداوم افزایش بهره وری را تضمین می کند. سازمان ممکن است از این تکنیک ها در سراسر سازمان برای مدیریت بهره وری استفاده کند.

راهکار اول: آماده بودن برای پشتیبانی و مشاوره

در دسترس بودن برای نیروی انسانی خود برای رفع فوری هرگونه تردید و ابهام در مورد مسیر و جهتی که می خواهند در محل کار انتخاب کنند و هر از گاهی ارائه یک توصیه به کارکنان به شما کمک می کند تا اطمینان حاصل کنید که نیروی کار شما با انگیزه و مولد است.

راهکار دوم: اشتراک گذاری تجارب موفق

نیروی کار را تشویق کنید تا اطلاعات خود را در مورد هر چیزی که نحوه انجام کار را بهبود می بخشد به اشتراک بگذارند. این اطلاعات می تواند هر چیزی باشد، از نحوه جایگزینی آنها متناسب با تغییرات فرآیند گرفته تا راهنمایی هایی در مورد چگونگی مقابله با یک مشکل خاص. به اشتراک گذاری اطلاعات در میان اعضای تیم تضمین می کند که دیگران زمان خود را صرف اختراع مجدد چرخ نمی کنند و باقی افراد را نیز به مشارکت تشویق می کند.

راهکار سوم: حصول اطمینان از همراستایی معیارهای ارزیابی عملکرد با اهداف و واضح بودن معیارها

مطالعات نشان داده اند که درصد بسیار کمی از کارکنان واقعاً درک می کنند که چگونه معیارهای ارزیابی مرتبط با عملکرد آن ها با اهداف کلی تیم یا حتی سازمان مرتبط است. در یک سیستم مدیریت بهره وری کارا، مدیریت باید بداند که چگونه معیارها را با اهداف سازمانی مرتبط کند و اطمینان حاصل کند که برای همه اعضای تیمش واضح است که چگونه عملکردشان به سازمان کمک می کند تا به اهداف خود برسد.

راهکار چهارم: بهبود مستمر را تقویت کنید

اجازه دهید نیروی کار در مورد هر مشکلی که تیم با آن دست و پنجه نرم می کند فکر کند و اطلاعاتی را حتی در خارج از تیم جستجو کند تا بفهمد دیگران چگونه ممکن است با مسائل مشابه برخورد کنند و سپس راه حل هایی که اعضای تیم دارند را به اشتراک بگذارند. به این ترتیب، آنها احساس می کنند که به طور کلی به پیشبرد اهداف تیم کمک می کنند و باعث بهبود مستمر در سازمان می شوند.

راهکار پنجم: پیوندهای اجتماعی را در تیم تشویق و تقویت کنید

تحقیقات نشان می‌دهد که پیوندهای اجتماعی قوی در تیم، کارکنان را قادر می‌سازد تا از چالش‌ها بهتر عبور کنند. مدیریت باید با سازماندهی برنامه های تیم سازی و گردش های تیمی، توسعه پیوندهای اجتماعی را تشویق کند.

راهکار ششم: تقویت اعتماد بین مدیریت و نیروی کار

نیروی کار باید به مدیریت اعتماد و اطمینان داشته باشد. بدون وجود اعتماد، برای نیروی کار دشوار است که 100% انرژی خود را در محل کار قرار دهند. مدیریت باید فقط در مورد آنچه می تواند انجام دهد تعهد بدهد تا اعتماد و اطمینان نیروی کار خود را حفظ کند.

ابزارهای مدیریت بهره وری

ابزارهای مدیریت بهره وری کمی در بازار وجود دارد. این که شما کدام یک را انتخاب می کنید بستگی به شرایط کسب و کار و ماهیت نیروی کار شما دارد. همچنین در بسیاری از این روش ها تمرکز بر مدیریت زمان است. برخی از آنها در اینجا ذکر شده است.


Scoro
Impraise
Todoist
Weekdone
People HR

نتیجه گیری

مدیریت بهره وری تابعی از رهبری و سرمایه گذاری بر زمان است. اگر با کمک ابزارهای مدیریت بهره وری موجود در بازار، راه درست را از بالا و در همه سطوح پایین هدایت کنید، نیروی کاری خواهید داشت که برای کسب و کار سازمان کار می کنند و نه برای خودشان و این امر باعث می شود هم محصولات و هم کسب و کار با هم ارتقا پیدا کنند.

منابع

نویسنده

مریم محمدی

مریم محمدی هستم دانش آموخته رشته مهندسی صنایع دانشگاه علم و صنعت و صنعتی شریف عمده فعالیت های اجرایی من در حوزه مشاوره مدیریت، مشاوره کسب و کار و مشاوره سرمایه گذاری بوده است.

نظر دهید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد.